Remote Work - Zusammenarbeit im verteilten Team

Remote Work: 20 Tipps für die Arbeit in verteilten Teams (Edition 2020)

Remote Work wird gerne als die Zukunft der Arbeit gesehen. Dabei stellt die Arbeit im Homeoffice oder in verteilten Teams eine besondere Situation dar – mit ganz eigenen Herausforderungen. Dieser Artikel ist ein Sammlung von Tipps für 2020, wie Sie mit den typischen Problemen von Remote Work umgehen.

Remote Work: Alles Homeoffice, oder was?

Wenn man die Leute fragt, wohin sie gehen, wenn sie ihre Arbeit wirklich erledigt bekommen müssen, antworten nur sehr wenige mit „ins Büro“. Wenn Sie sie aber „ins Büro“ sagen, dann fügen sie in der Regel eine Einschränkung hinzu. Sie sagen so etwas wie „superfrüh am Morgen, bevor jemand reinkommt“, oder „ich bleibe spät nachts, nachdem alle gegangen sind“, oder „ich schleiche mich am Wochenende rein“. Was sie damit im Grunde sagen, ist, dass sie auf der Arbeit nicht wirklich arbeiten können. Das Büro ist während des Tages zum letzten Ort geworden, an dem die Menschen sein wollen, wenn sie wirklich etwas erledigt bekommen wollen.

Tatsächlich sind Büros zu wahren Unterbrechungsfabriken geworden. Ein geschäftiges Büro ist wie eine Küchenmaschine – es schneidet den Tag in kleine Stücke: 15 Minuten hier, 10 Minuten dort, 20 hier und 5 dort. Jeder Abschnitt ist mit einer Telefonkonferenz, einer Besprechung, einer weiteren Besprechung oder einer anderen institutionalisierten, unnötigen Unterbrechung gefüllt. Als ausgelastet gilt nur, wer den Terminkalender voll hat.
Doch wenn man wirklich kreativ und konzeptionell arbeiten möchte, muss man sich für einen längeren Zeitraum konzentrieren können. Für wirklich gute Ergebnisse darf man sich nicht unterbrechen oder ablenken lassen. Mehr und mehr Unternehmen haben das erkannt und stellen ihre Arbeitswelt um. Sie verzichten teils sogar vollständig auf ein Büro – nennen das „Remote by default“ – oder ermöglichen zumindest die Arbeit aus dem Homeoffice. Vor allem TechStartups wie Basecamp (Software für Projektmanagement), Automattic (WordPress – Software zur Pflege von Internetseiten), Buffer (Software für Social Media Redakteure), Mozilla (Browser) und Zapier (Software zur Prozessautomatisierung) sind mit Remote Work hocherfolgreich. Doch selbst das vermeintlich äußerst konservative belgische Sozialministerium erlaubt seinen Mitarbeitern orts- und zeitungebunden zu arbeiten. Für die Behörde ist diese Form der Arbeitsorganisation sogar eine zentrale Komponente, um jährlich 10 Mio. Euro zu sparen und zugleich 50 % effektiver zu agieren. Höchste Zeit, um die Arbeit im Büro zu hinterfragen und von diesen Pionieren zu lernen.

Remote Work vs. Agiles Arbeiten vs. Homeoffice

Insbesondere hierzulande wird Remote Work häufig mit Homeoffice gleichgesetzt. Und Homeoffice ist für viele das Gleiche wie agile Arbeit. Doch diese Begriffe sollte man viel differenzierter sehen. Im Grunde haben weder Remote Work, noch Homeoffice etwas mit Agilität zu tun. Genaugenommen gibt es sogar sehr agile Unternehmen, wie z.B. sipgate, denen die persönliche Präsenz an einem Standort sehr wichtig ist. Und doch sind viele der Remote-Work-Pioniere zugleich auch agile Unternehmen. Weil agiles Arbeiten in diesem Kontext sehr gut funktioniert und Managementschwächen im dezentralen Arbeiten schneller bzw. stärker deutlich werden.

Auch „Remote Work“ ist nicht das gleiche wie Homeoffice. Es ist ein Gattungsbegriff, der im Grunde nur besagt: „Wir arbeiten nicht am gleichen Standort.“ Hierzu zählen folgende drei Varianten:

  • Verteilte Teams / Distributed Teams: Teams oder einzelne Team-Mitglieder sind an mehreren festen Standorten verteilt.
  • Telearbeit / Homeoffice: Teams oder einzelne Team-Mitglieder arbeiten von Zuhause.
  • Mobile Arbeit / Mobile Work: Teams oder einzelne Team-Mitglieder arbeiten von ständig wechselnden Standorten.

Warum ist das wichtig? Das hierzulande häufig praktizierte Homeoffice, wird sehr gerne als Belohnung und Employer-Branding-Maßnahme eingesetzt. Dabei gewähren Manager*innen in der Regel 1-2 Tage pro Woche, an denen ein Team-Mitglied vom heimischen Schreibtisch aus arbeiten darf. In einem solchen Kontext haben die einzelnen, daheim arbeitenden Team-Mitglieder ganz andere Herausforderungen, als ein Remote Team, das dauerhaft dezentral arbeitet.

Doch wenn man beginnt, ganze Teams zu verteilen, ins Homeoffice zu entsenden oder als digitale Nomaden durch die Welt ziehen zu lassen, kommen neue Fragen auf. Dies sind 20 Tipps, die bei der Einführung von Remote Work und in der Zusammenarbeit mit verteilten Teams entstanden sind.

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Team-Onboarding für Remote Work
Remote Work - Zusammenarbeit im verteilten Team

Tipp #1: Spielregeln für Remote Work definieren

Probleme bei Remote Work entstehen meist, weil es unterschiedliche Vorstellungen davon gibt, wie die Zusammenarbeit und Arbeit an sich in diesem Kontext auszusehen hat. Während einige ihre Tage gern in Videokonferenzen verbringen, schaffen sich andere mit No-Meeting-Tagen Freiraum für mehr Fokus. In einigen Unternehmen gibt es Obergrenzen für Teilnehmerzahlen in virtuellen Konferenzen. Andere veranstalten lieber Webinare und versuchen damit die Interaktion für eine bessere Organisation einzuschränken. Und dann ist da noch die Frage nach dem Umgang miteinander – insbesondere wenn es um interkulturelle Teams geht.

Remote Office bei Zapier
So sieht ein Remote Office bei Zapier aus
So sieht ein Remote Office bei Zapier aus

Eine Lösung für diese Herausforderung zeigt Zapier. Das Unternehmen ist ein typisches Silicon Valley Startup – nur hat es eben keinen Standort im Silicon Valley. Seit 2011 praktiziert Zapier „Remote by default“. Heute sind über 300 Mitarbeiter auf der gesamten Welt verteilt. Das Team arbeitet aus 28 Ländern und in 17 Zeitzonen miteinander. Damit die Zusammenarbeit trotz dieser Rahmenbedingungen funktioniert, hat Zapier einen Verhaltenskodex aufgestellt. Darin beschreiben sie ganz konkret, wie sie zusammenarbeiten möchten. Ein paar Auszüge:

  • Seid freundlich und geduldig.
  • Seid offen. Wir sind ein Unternehmen, das alle Willkommen heißt, unabhängig von Geschlecht, Rasse, Ethnie, Herkunft …
  • Seid respektvoll. Nicht alle von uns werden immer der gleichen Meinung sein. Aber Uneinigkeit ist keine Entschuldigung für schlechtes Verhalten und schlechte Manieren.
  • Seid rücksichtsvoll. Eure Arbeit wird von anderen Menschen genutzt und Du wirst auf die Zusammenarbeit mit anderen angewiesen sein. (…) Wir sind ein weltweit verteiltes Unternehmen und es ist wahrscheinlich, dass Du nicht in der Muttersprache Deiner/s Kolleg*in sprichst.
  • Sei vorsichtig in Deiner Wortwahl. (…) Belästigungen und anderes ausgrenzendes Verhalten sind nicht akzeptabel.

Prinzipien der Zusammenarbeit zu erstellen, gibt dem Team Orientierung und schafft einen Rahmen, mit dem alle gut leben können. Diese Spielregeln sollten bestenfalls gemeinschaftlich im Team entwickelt werden. Auch regelmäßiges Hinterfragen und Weiterentwickeln hilft.

Tipp #2: Gute Infrastruktur für Remote Teams sicherstellen

Damit ein Remote Team gut arbeiten kann, braucht es digitale Tools. Die Zusammenarbeit muss organisiert, Kommunikation und Kollaboration von verteilten Standorten technisch ermöglicht werden. Dabei macht es Sinn, einen gemeinsamen Standard für Tools im Team zu etablieren. Zugleich ist es wichtig, offen für Neues zu bleiben. Jeden Tag entwickelt sich die digitale Welt weiter und zu enge Restriktionen sorgen im Zweifel nur dafür, dass bessere Möglichkeiten nicht genutzt werden.

Aus diesem Grund macht der schwedische Musik-Streaminganbieter Spotify seinen über 4.400 Mitarbeitern gar keine Vorgaben in Hinblick auf die Auswahl der Tools. Und dennoch hat sich über Zeit ein nahezu einheitliches Bild in der Software-Landschaft ergeben. Teams haben den intrinsischen motivierten Wunsch bereichsübergreifend zusammenzuarbeiten. Wie Spotify geben viele Remote-arbeitende Unternehmen einfach eine Empfehlung aus und lassen dem Team die Entscheidungsfreiheit, diese anzunehmen oder eben nicht. Unternehmen wie Zapier teilen diese Empfehlungen und Erfahrungen auch öffentlich.

Neben Laptops und VoIP-Telefonie, z.B. sipgate Team oder 3CX, sind vor allem Videokonferenzen und Chat-Systeme eine essenzielle Grundlage für Remote Teams. Microsoft Teams oder Slack vereinen diese Funktionen in sich. Unterschätzt sind darüber hinaus virtuelle Whiteboards, wie sie zum Beispiel von Mural oder Miro angeboten werden. Sie bieten die Möglichkeit als Team in der Gruppe zu interagieren, visuell zu arbeiten und damit kompliziertere Themen zu besprechen. In vielen Remote Teams ist diese Form der Zusammenarbeit in Kombination mit Workshop- oder strukturierten Meeting-Formaten nicht wegzudenken.

Mural – eine von vielen Möglichkeiten um mit virtuelle Whiteboards gemeinsam im Team zu arbeiten
Mural – eine von vielen Möglichkeiten um mit virtuelle Whiteboards gemeinsam im Team zu arbeiten
Mural – eine von vielen Möglichkeiten um mit virtuelle Whiteboards gemeinsam im Team zu arbeiten

Wie auch immer man vorgehen möchte, es ist wichtig sich zum Start einige Minuten Zeit zu nehmen: Man sollte die digitalen Helfer testen, bevor sie in den Einsatz kommen. Viel zu viel Zeit geht verloren, weil ein Tool, wie eine neue Video-Konferenz-Software, erst zum Start eines Arbeitstermins installiert wird oder der Nutzer noch nicht mit dem Umgang vertraut ist. Es ist ein Leichtes, dass man – um in dem Beispiel zu bleiben – eine Stunde vor dem Treffen schon einmal den Meeting-Link klickt, den virtuellen Konferenzraum betritt, um dort Mikrofon und Kamera zu testen. In dieser Situation hat man ausreichend Zeit, um zu reagieren, sich wenn nötig Hilfe zu holen und muss nicht 3-15 Personen warten lassen, während man seine Technikprobleme löst.

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Zudem ist es hilfreich die Funktionalität der Tools einmal genauer anzusehen – zum Beispiel mit Hilfe der unzähligen Erklärvideos, die es auf Youtube gibt. Meist sind die Möglichkeiten neuer Lösungen nicht bekannt und der Mehrwert des neuen Werkzeugs kommt nicht zum Tragen. Wer Microsoft Teams oder Slack zum Beispiel einfach als E-Mail-Ersatz sieht, verpasst…

  • besser strukturierte Gespräche dank Kanal- und Kommentar-Funktionen.
  • schnellen Datenaustausch per Drag and Drop im Chat-Fenster.
  • gute Laune dank animierter Bilder von Giphy oder Emoticons an den Nachrichten.
  • Videokonferenzen ohne ein zusätzliches Tool installieren zu müssen.
  • automatisierte Arbeitsprozesse dank der Integration von unzähligen anderen Anwendungen zum Beispiel über die Software von Zapier.

Es ist, als würde man glauben, dass Kanban-Boards nur die Spalten „Todo, Doing, Done“ brauchen, um damit die Zusammenarbeit revolutionieren. Daher hier der Tipp: Bitte etwas mehr in der Tiefe mit den Dingen befassen. Youtube hilft – wie auch der Agile Coach Ihres Vertrauens.

Tipp #3: Disziplin und Respekt in Remote Meetings

Es gibt diverse Studien, die belegen, dass Meetings langweilig, meist nicht zielführend und ein Hort von Zeitverschwendung sind. Und wie in vielen Aspekten unseres Arbeitslebens, macht sich eine schlechte Meetingkultur bei Remote Work noch stärker bemerkbar, als bei der physischen Zusammenarbeit im gemeinsamen Büro.

Ein häufiges Problem, zum Beispiel in Videokonferenzen, ist die Art, wie sich Teilnehmer verhalten. Dabei sorgen ein paar einfache Tricks dafür, dass keine – im wahrsten Sinne des Wortes – Störgeräusche entstehen. Remote Meetings werden immer dann anstrengend, wenn Informationen wiederholt werden (müssen), die Einige schon kennen. Comedian David Grady hat die Probleme wie folgt zusammengefasst:

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Hierzu ein paar einfache Tipps, mit denen die Meetingkultur besser wird:

  1. Kommen Sie niemals zu spät. Seien Sie mindestens 2 Min. vor Meeting-Beginn im virtuellen Raum. Wenn Sie eine neue Software nutzen, testen Sie diese bereits vorher.
  2. Wenn Sie zu spät kommen, sprechen Sie nicht dazwischen. Sie können über die Chat-Funktion ein „Hallo“ abgeben, damit Ihre Anwesenheit bemerkt wird.
  3. Lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden und sprechen Sie nicht einfach los, sobald eine Gesprächslücke entsteht. Videokonferenzen haben oft einen leichten, zeitlichen Versatz. Sie werden Ihre Antwort wahrscheinlich gleichzeitig mit einer weiteren Person einsprechen. Nahezu alle Video-Tools haben eine virtuelle Hand oder einen Chat. Zeigen Sie einfach auf, wie Sie es aus Ihrer Schulzeit kennen. Die Person, die grade spricht, übergibt Ihnen das Wort, sobald sie fertig ist.
  4. Halten Sie nicht zu lange Monologe. Bringen Sie Ihre Gedanken auf den Punkt und besprechen Sie nicht mehrere Themen gleichzeitig.
  5. Kinder, Hunde, Nachbarn, Staubsauger – Umgebungsgeräusche oder technische Rückkopplungen sind für alle Teilnehmer sehr störend. Schalten Sie Ihr Mikro auf stumm, wenn Sie nicht sprechen. Viele Videokonferenz-Tools wie Slack oder jitsi haben hier die Taste „M“ für „mute“ belegt. Bei Microsoft Teams ist es Strg+Shift+M.
  6. Manchmal erzeugen die Mikrofone am Laptop nach einer Weile Störgeräusche. Bereiten Sie sich darauf vor, schnell mal einen virtuellen Konferenzraum zu verlassen und wieder beitreten zu können. Halten Sie die Zugangsdaten in einem separaten Fenster geöffnet, so dass Sie diese schnell zu Hand haben.
  7. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch. Wie im echten Büroleben ist es unhöflich, wenn Sie parallel zum Meeting auf das Handy schauen, E-Mails beantworten oder sich anderweitig ablenken.

Tipp #4: Videokonferenzen sind mehr als ein Telefon mit Videofunktion

Remote Meetings sind ein zentraler Teil von Remote Work. Und dennoch werden die Videokonferenzen meist wie Telefonate mit Bildübertragung genutzt. Dabei ist der Chat ein unterschätztes Instrument. Hier kann man …

  • per Text oder Emoticon ankündigen, dass man etwas sagen möchte.
  • per Handzeichen wortlos einer Aussage / Frage zustimmen oder ablehnen.
  • per Chat Kommentare einbringen ohne den Redefluss zu unterbrechen.

In Slack und einigen anderen Tools erhalten die Teilnehmer einen virtuellen Stift. Mit diesem können sie bei Bildschirmübertragungen auf den Monitor des Absenders zeichnen. Auf diese Weise können Elemente umkreisen, die sie in diesem Moment besprechen und hervorheben möchten.

Auch andere Tools, wie virtuelle Whiteboards oder das Unternehmens-Wiki Confluence eignen sich, um die Video-Ebene zu ergänzen. In vielen Web-Applikationen können mehrere Teilnehmer parallel im gleichen Dokument arbeiten. So wird aus Blabla direkt etwas Handfestes.

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Tipp #5: Gesprächsfokus halten

Die Meetingkultur in Unternehmen ist sehr häufig ein schwieriges Thema. Nicht nur bei Remote Work empfinden viele Menschen ihre Meetingzeit als Verschwendung und glauben sich auf andere Art besser einbringen zu können. Und es stimmt: In Meetings wird viel Zeit verschwendet, weil wir …

  • Dinge wiederholen, die viele Teilnehmer schon kennen.
  • technische Probleme haben.
  • in Meetings sitzen, zu denen wir gar nichts beitragen können.
  • den Fokus oder uns in Details verlieren.

Um die Meetingkultur zu verbessern, ist es sinnvoll immer eine/n Moderator*in und ein paar kleine Hilfsmittel zu haben. Sie/er sollte selbst nichts inhaltlich zum Thema beisteuern wollen. Diese besondere Rolle konzentriert sich nur darauf, dass der Fokus gehalten wird und zielführende Gespräche entstehen. Hierbei nutzt der/die Moderator*in neben gezielten Fragen einige einfache Techniken, die in jedem Team funktionieren:

  • Timeboxing: Jedes Thema bekommt eine festgelegte Zeit. Über einen digitalen Countdown, wie er in jedem Smartphone zu finden ist, kann der aktuelle Zeitstand für alle sichtbar gemacht werden.
Timeboxing App fürs Smartphone um Remote Work mit dem Team besser zu koordinieren
Team Timer: Die Timeboxing App für Workshops
Team Timer: Die Timeboxing App für Workshops
  • Fragenparkplatz: Ein Thema klar abzugrenzen ist nicht immer leicht. Oft gibt es zu klärende Fragen oder Abhängigkeiten zu weiteren, verbundenen Themen. Damit eine Gruppe den Fokus hält, richtet man einfach einen Fragen- bzw. Themenparkplatz ein. Hier können ergänzende Punkte platziert werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen. Damit gehen nicht verloren. Der aktuelle Gesprächsfokus bleibt jedoch erhalten.
  • Sackgassen-Symbol: Kommt ein Thema nicht weiter, die Gruppe dreht sich im Kreis, kann jede/r Teilnehmer*in ein Post-It mit einem Sackgassen-Symbol ziehen. Damit verbunden verlässt die Gruppe die Sachebene und fragt sich: „Was müssen wir lernen / machen, um eine Frage besser beantworten zu können?“
  • Pfeil-Navicon: Im ihrem Buch „Meet Up“ schlagen Eppler und Kernbach vor, dass Team-Mitglieder einen Post-It mit einem Pfeil nutzen, um das Gespräch zu führen. Jeder kann dieses Post-It im Gespräch in die Kamera halten und damit einen Wunsch ausdrücken:
    Pfeil nach rechts halten = „Lasst uns über die nächsten Schritte sprechen.“
    Pfeil nach oben halten = „Lasst uns den Gesamtkontext besprechen.“
    Pfeil nach unten halten = „Lasst uns mehr Detailwissen aufbauen.“
    Pfeil nach links halten = „Lasst uns besprechen, wie es dazu gekommen ist.“

Es ist wichtig zu verstehen, dass es verschiedene Flughöhen gibt, auf denen Gespräche sich bewegen können. Tiefe Flugebenen erlauben die detaillierte Betrachtung der Hintergründe eines Themas. Höhere Flugebenen erlauben es uns die Auswirkungen zu erkennen. Mit zwei Fragen kann man diese Flugebenen in vielen Fällen steuern:

  • Höhere Flugebene = „Was bedeutet das für uns?“
  • Tiefere Flugebene = „Warum ist das so?“

Auf diese Weise können Gespräche wieder zum Fokus zurückgeführt werden, so dass die Gruppe weiter am Ziel des Meetings arbeitet.

Tipp #6: Die richtigen Remote Work Arbeitsformate nutzen

Damit die Zusammenarbeit bei Remote Work gut funktioniert, muss sie gut strukturiert sein. Je nach Zielsetzung braucht es unterschiedliche Formate, um mit Kolleg*innen effektiv zu guten Ergebnissen zu kommen. Wie schon im Büroalltag üblich, werden viele Meetings durchgeführt, die eigentlich E-Mails oder Tickets sein könnten. Im Gegensatz dazu finden im typischen Berufsalltag nahezu keine Workshops statt. Insbesondere bei Remote Working helfen kollaborativ durchgeführte Workshops dabei, Perspektiven zu gemeinsamen Lösungsansätzen zu vereinen und Korrekturschleifen zu vermeiden. Sprich: Weniger verschwendete Arbeit.

Wie findet man nun das richtige Format für das jeweilige Anliegen? Meist hilft hierbei folgende Aufteilung:

  1. Ziel: Kurze Frage zu einem einzelnen Punkt mit 2-3 Personen
    Format: Chat-Nachricht
  2. Ziel: Aufgaben und Informationen an andere Personen übergeben
    Format: Ticket im Task-Management zuweisen, bei Rückfragen kurz telefonieren
  3. Ziel: Austausch mit Erläuterung zu einem 1-2 Punkten mit 2-3 Personen
    Format: Ad-hoc (Video-)telefonat
  4. Ziel: Briefing, Status, Planung, Review, Ergebnispräsentation mit 3+ Personen
    Format: Videokonferenz
  5. Ziel: Kollaboratives, konzeptionelles Arbeiten mit 3+ Personen
    Format: Remote Workshop

Ob Videokonferenz oder Workshop, eine gute Vorbereitung des Treffens hilft dabei, deutlich effektiver und effizienter zu sein. Sie schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass bessere Ergebnisse entstehen. Und damit steigt die Motivation.

Dabei muss die Vorbereitung nicht aufwändig sein. Es reicht völlig, wenn folgende Informationen spätestens 2 Std. vor Beginn des Meetings bei allen Teilnehmern angekommen sind:

  • Grund des Meetings
  • Ziel des Meetings
  • Agenda
  • Teilnehmer mit Grund der Teilnahme und Hinweis auf vorzubereitende Informationen
  • Zeit

Der große Vorteil: Mit diesen Informationen kann jede/s Teilnehmer*in beurteilen, ob er/sie tatsächlich etwas im Meeting beitragen kann. Die Regel dazu lautet: Merkt man, dass man nichts beitragen kann, verlässt man das Meeting und bleibt für Rückfragen verfügbar.

Tipp #7: Verantwortung für Aufgaben sichtbar machen

Viele Missverständnisse und Fehler entstehen, weil Verantwortlichkeiten nicht explizit geklärt sind. Auf diese Weise entstehen verschiedene Probleme:

  • Aufgaben bleiben liegen, weil jeder denkt, ein/e andere/r macht es.
  • Wichtige Perspektiven zur Lösung einer Aufgabe werden nicht involviert, weil unklar ist, dass sie einen Mehrwert liefern.
  • Es werden zu viele Personen in einen Freigabeprozess involviert, so dass zeitliche Engpässe bei Einzelnen entstehen.
  • Die Selbständigkeit des Teams geht verloren, weil unklar ist, welche Entscheidungen frei getroffen werden dürfen.

Video-Konferenzen nehmen in der Regel 20% mehr Zeit in Anspruch, als ein physisches Meeting. Vor diesem Hintergrund ist es sehr hilfreich, Verantwortlichkeiten und Aufgaben klar zu strukturieren und die Arbeit besser zu organisieren. Hierfür gibt es verschiedene Hilfsmittel.

RACI-Matrix

Die RACI-Matrix ist eine Technik zur einfachen Darstellung von Verantwortlichkeiten. RACI ist ein Ankronym für …

  • Responsible – verantwortlich für die Durchführung einer Aufgabe auch im disziplinarischen Sinn.
  • Accountable – verantwortlich im rechtlichen, budgetären oder kaufmännischen Sinne.
  • Consulted – operativ eingebunden als Impulsgeber, Wissensträger oder für qualitatives Feedback.
  • Informed – informiert über den Status und Ergebnisse der Arbeit.

Innerhalb der Matrix werden relevante Themen und Team-Rollen bzw. -Mitglieder über die Buchstaben verknüpft. Es wird eindeutig geklärt, wer die Verantwortung trägt, wer involviert und wer informiert wird.

Quelle: Wikipedia.org
Quelle: Wikipedia.org

Who/What/When-Matrix

In der Toolbox von Hyperisland gibt es ein weiteres, einfaches Werkzeug, mit dem die Verantwortlichkeiten schnell z.B. während eines laufenden Meetings definiert werden können: die Who/What/When-Matrix. Mit ihr definiert eine Gruppe, was als nächstes gemacht werden muss, wer sich dem Thema annimmt und bis wann die Aufgabe zu erledigen ist.

Quelle: Hyperisland.com
Quelle: Hyperisland.com

Bei Me & Company übernimmt diese Aufgabe meist ein Agile Coach oder der/die Initiator*in des Meetings. So wird im Gespräch immer darauf geachtet, ob neue Aufgaben entstehen, ggf. aktiv nachgefragt, wer sich dessen annimmt. Zur Organisation der Aufgaben helfen Tools, wie Asana, Microsoft Planner oder Trello.

Delegation Board

Wie werden Entscheidungen getroffen? Dieser Frage widmen sich die Delegation Boards. Mit sieben Stufen legt ein Team pro Thema fest, welche Personen inwiefern zu einer Entscheidung beitragen:

Delegation Matrix aus Sicht des Teams
Delegation Matrix aus Sicht des Teams
Delegation Matrix aus Sicht des Teams

Um die Delegationsebenen anzuwenden, braucht es nur eine Excel-Tabelle oder ein virtuelles Whiteboard, wie es Mural oder Miro anbieten. Auf der X-Achse werden die sieben Delegationsstufen definiert. Auf der Y-Achse sollten die Themen stehen, für die es Entscheidungen zu treffen gilt:

Auf dieser Basis definieren Management und Team eine gemeinsame Sicht auf Verantwortlichkeiten und Freiräume.

Tipp #8: Transparenz bei Remote Work

Was schon für die (Wissens-)Arbeit im Büro galt, wird durch Remote Work noch weiter verstärkt: Unsere Arbeit „verschwindet“ in digitalen Werkzeugen, auf Datenservern oder in unzähligen E-Mails. Gleichzeitig steigt die Hürde, spontan bei Kollegen um Hilfe zu bitten, denn man kann jetzt nicht mehr einfach über den eigenen Monitor schauen und kurz nachfragen. Für die produktive Remote-Arbeit im Team ist es daher entscheidend, Status und Fortschritt unserer Arbeit sichtbar zu halten und regelmäßig darüber zu kommunizieren. Der Software-Anbieter Buffer, bei dem die Belegschaft über den gesamten Globus verteilt zusammenarbeitet, empfiehlt sogar lieber ein bisschen zu viel zu Kommunizieren, da das immer noch besser ist als ein Team aus isolierten, verwirrten Mitarbeitern, die nicht wissen, auf welches gemeinsame Ziel sie grade hinarbeiten sollten.

Aber wie schafft man es, regelmäßig zu kommunizieren und die Arbeit sichtbar zu halten, ohne in endlosen Video-Meetings und Telefonaten zu versinken? Wie schon bei den Spielregeln für Remote Work ist es hier wichtig, sich gemeinsam auf ein Vorgehen zu einigen und dieses für alle explizit festzuhalten.

  • Gemeinsame (Kanban-)Boards: Egal nach welchem System man sich als Team organisiert, gemeinsame Boards helfen dabei, den Fortschritt unserer Arbeit sichtbar zu halten. Hier dokumentiert man den aktuellen Status von Projekten, kommentiert Updates und macht Engpässe sichtbar. So können alle im Team jederzeit sehen, woran gearbeitet und wo gegebenenfalls Unterstützung benötigt wird. Gängige Tools hierfür sind zum Beispiel Jira, TrelloAirtableClickUp oder Asana. Das Angebot an vergleichbaren Apps ist aber vielfältig.
  • Täglicher Check-In: Mindestens einmal am Tag sollte man sich als Team in einer (Video-)Konferenz zusammenfinden und über die aktuelle Themen sprechen. Was hat sich im Vergleich zum Vortag geändert? Welche Fortschritte haben wir gemacht? Wo gibt es Barrieren oder Beeinträchtigungen? Dieses Team-Ritual sollte klar strukturiert und moderiert ablaufen, sodass es nicht mehr als 15 Minuten in Anspruch nimmt.
  • Wöchentlicher Status: Während es beim täglichen Check-In nur um Tagesaktuelles geht, nutzt man einmal pro Woche ein ausführlicheres Format, um laufende Projekte und Aufgaben, zum Beispiel am gemeinsamen Board, durchzugehen, Zusammenhänge zu besprechen und bei Bedarf weitere Gespräche in kleinerer Runde zu den Projekten zu vereinbaren. Auch dieses Meeting sollte einer für alle klaren Struktur folgen und nicht mehr als 45 Minuten in Anspruch nehmen.
  • Asynchroner Status: So wichtig dieser Austausch ist, gerade bei großen Teams oder solchen, die über viele Zeitzonen verteilt arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, diese Treffen effizient zu halten. Hier können asynchrone Statusmeetings eine Alternative sein. Alle im Team sammeln die täglichen Status-Themen in einem strukturierten Dokument oder auf dem gemeinsamen Board und ergänzen sie bei Bedarf um kurze Videos, in denen sie z.B. ein akutes Problem erläutern. Jeder im Team ergänzt seine Themen oder liefert Antworten auf die Fragestellungen der anderen, sobald seine Arbeitszeit beginnt.
  • Spontane Hilfe per Video: Auch wenn in der Remote Arbeit auf nützliche Chat-Tools zurückgreifen, lassen sich manche Themen schneller im persönlichen Austausch klären. Hier kann man gezielt Personen im Chat um einen kurzen Austausch bitten oder zum Beispiel einen Hilfe-Channel einrichten, damit auch wirklich sichtbar wird, wenn jemand gerade eine schnelle Lösung für ein akutes Problem benötigt.

Tipp #9: Kollaboration statt Meetings

Teams, die noch wenig Erfahrung mit Remote Arbeit gesammelt haben, beklagen häufig, dass ihre Arbeitszeit plötzlich noch stärker durch Meetings geprägt ist, als sie es ohnehin schon war. Die Falle liegt hier in der Technologie: Durch digitale Hilfsmittel ist es plötzlich weniger Aufwendig, Video-Meetings anzusetzen oder ihnen beizutreten. Man muss keinen Konferenzraum im Voraus buchen und kann mit einem Klick vom einen virtuellen Raum in den nächsten springen. Gleichzeitig hat man Zugriff auf die Kalender der Kolleg*innen und weiß immer, wo gerade zu welchem Thema ein Meeting abgehalten wird. Das verleitet zu Micromanagement und Multitasking: Man nimmt noch mehr an Terminen teil. klinkt sich in noch mehr Gespräche ein und hinterfragt nicht, ob die Teilnahme wirklich zielführend ist.

Eine weitere Herausforderung ist das Format der Meetings. Was vorher schon anstrengend war, wird durch die Remote-Situation nun noch herausfordernder und zeitintensiver. Vielschichtige Themen werden ohne visuelle Unterstützung diskutiert, wodurch es zunehmend schwieriger wird, ein gemeinsames Verständnis aufzubauen. Offene Fragen bleiben unbeantwortet und Unklarheiten werden nicht beseitigt. Der Bedarf an weiteren Meetings steigt. Auch die Dokumentation und Protokolle zu pflegen wird nahezu unmöglich.

Um diesen Teufelskreis zu durchbrechen ist es entscheidend, ein Meeting nicht länger als Diskussionsplattform, sondern als Arbeitstreffen zu betrachten. Am Ende eines solchen Treffens sollte immer ein greifbares, gemeinsam erarbeitetes Ergebnis stehen. Das kann ein schriftliches Dokument, eine Konzeptzeichnung oder ein virtuelles Whiteboard sein.

  • Bewusste Teilnahme: Man nimmt nur an einem Meeting teil wenn man einen aktiven Beitrag zum Thema leisten kann. Sollte man eingeladen worden sein und sich über den eigenen Beitrag nicht im Klaren sein, fragt man beim Initiator des Termins nach.
  • Visuelle Zusammenarbeit: In jedem Meeting kommt ein visuelles Hilfsmittel zum Einsatz, zu dem jede/r Teilnehmer*in Zugriff hat. Es gibt keine Zuschauer, passive Teilnehmer oder Protokollanten. Gängige Werkzeuge für die visuelle Arbeit sind zum Beispiel Mural, Miro, Milanote oder Mindmeister.
Miro, ein Tool um digitale Whiteboards im Remote Working zu nutzen
Miro: Arbeiten Sie zusammen und zentralisieren Sie die Kommunikation für Ihre gesamte Teamarbeit.
Miro: Arbeiten Sie zusammen und zentralisieren Sie die Kommunikation für Ihre gesamte Teamarbeit.
  • Kollaboratives Schreiben: Für umfangreichere Textinhalte kann man gemeinsam im selben Dokument schreiben und so in Kombination mit Kommunikationsprogrammen ausführlichere Inhalte erarbeiten. Confluence oder Google Docs sind hier die wohl bekanntesten Anbieter. Aber auch Office 365 bietet inzwischen vergleichbare Funktionen an.

Tipp #10: (Remote) Working zulassen

Ganz gleich, ob man im Heimbüro sitzt, wo die Kinder um einen herumspringen oder im Hipster-Kaffee mit Publikumsverkehr – die Chance abgelenkt zu werden, sind groß. Nicht für jeden ist die Arbeit vom heimischen Schreibtisch ein ausreichender Antrieb, um sich zu motivieren und vor allem zu fokussieren. Prokrastination in Sozialen Netzwerken, mit kurzen Einkäufen oder anderen scheinbar wichtigen Erledigungen sorgt für eine schlechte Leistungsfähigkeit.

Doch die ist wichtig, will man als Remote Team vorankommen. Aus diesem Grund, muss man schauen, dass man sich einen Arbeitsrahmen schafft, in dem man produktiv arbeiten kann. Hier einige Tipps dazu:

  • Tagesziele setzen: Eine kleine Checkliste am Morgen, hilft die Prioritäten zu setzen und sich selber ein wenig Druck zu machen.
  • Ablenkungen abstellen: Je nach eigener Konzentrationsfähigkeit in eine ruhige Umgebung zurückziehen. Im Fall dessen die eigenen Kinder betreut werden müssen, hilft es, einen Tagesplan mit Aufgaben für die Familie aufzusetzen, im dem sich ruhige mit aktiven Stunden durchwechseln.
  • Konzentration respektieren: Wenn ein Ad-hoc (Video-)Telefonat sinnvoll ist, dann kann man die/den Kolleg*in kurz per Chat anfragen, ob es zeitlich passt. Keine Antwort? Dann ist die Person vielleicht konzentriert und meldet sich zurück, sobald die eigene Aufgabe erledigt ist.

Jede Unterbrechung kostet Zeit, um wieder in die Konzentration zu kommen. Jede Unterbrechung kostet zudem Motivation, arbeitet gegen die Leistungsfähigkeit und den Spaß an der Arbeit. Im Zweifel muss man Kommunikationstools und Handy auch mal für einen Vor- oder Nachmittag abstellen.

Tipp #11: Eigene Verfügbarkeit anzeigen

Man arbeitet an einem Konzept und hat eine Frage, die schnell durch ein anderes Team-Mitglied gelöst werden könnte. Also schaut man im Chat, ob die Person online ist, schreibt eine kurze Nachricht und hofft auf Antwort. Doch die Reaktion bleibt aus. Nach 5 Minuten ruft man an – und erreicht niemanden. Also notiert man sich die Frage und macht weiter.

Ein Vorteil des physischen Büros ist es, dass man sieht, wer grade am Platz und ansprechbar ist. Im verteilten Team ist es schwer zu erkennen, ob man schnell Antwort bekommen könnte. Doch jedes kurze Warten oder ein unbeantworteter Anruf kostet Zeit und sorgt für weniger Flow in der eigenen Arbeit.

Dabei kann auch bei Remote Work ein einfacher Klick für die hilfreiche Transparenz sorgen: Egal ob Slack, Microsoft Teams oder Zoom, jedes Kommunikationssystem hat einen Status. Den Status einzustellen ist ein wenig, wie den Blinker beim Autofahren zu benutzen. Man zeigt seinen Kolleg*innen, wo man ist und wann man wieder erreichbar sein wird. Hierzu sollte man gerne auch den Grund angeben, aus dem man nicht erreichbar ist:

  • In 10 Min. zurück
  • Mittagspause
  • Meeting bis 11:30 Uhr
  • Im Telefonat
  • Feierabend

Slack übernimmt diese Status-Veränderungen teils automatisch. Nutzt man die integrierte (Video-)Telefonie, wird der Status automatisch verändert und neben dem Namen angezeigt. Geht man zu Tisch, wird der Status nach 60 Minuten automatisch wieder auf „verfügbar“ zurückgesetzt. Hier gibt es je nach Tool verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Mit Hilfe von Zapier lässt sich der Status von Slack sogar automatisch anhand der im Kalender eingetragenen Termine verändern.

Tipp #12: Raus aus dem „Remote Work Büro“

Viele setzen Remote Office einfach mit Homeoffice gleich. Sie tauschen einen festen Arbeitsplatz gegen einen anderen festen Arbeitsplatz. Doch damit lässt man einen großen Vorteil von Remote Working außer Acht: Die Flexibilität des verteilten Teams. Für die eigenen Kolleg*innen macht es nämlich keinen Unterschied, ob man in seiner Küche sitzt oder in der Sonne. Wichtig ist, dass man Ergebnisse liefert und die Zusammenarbeit mit anderen Team-Mitgliedern nicht leidet.

Insbesondere, wenn man zwischendurch mal Veränderung braucht oder einem nach ein paar Tagen im Heimbüro die Decke auf den Kopf fällt, sollte man diese Flexibilität von Remote Work nutzen. Je nach Möglichkeit kann man…

mehrere Plätze innerhalb des Wohnraums als Arbeitsplatz nutzen: Schreibtisch, Esstisch, Terrasse – alles denkbar.

  • mit Klapptisch und -stuhl in einen Park, an einen See oder Fluss setzen und per Smartphone einen W-LAN Hotspot einrichten.
  • auch mal Im Co-Workingspace oder Café arbeiten (Achtung: nicht ablenken lassen).

Wer von seinem angestammten Arbeitsplatz ausbrechen möchte, sollte besser keine Probleme mit neuen Umgebungen haben. Für Menschen, die sich erst an ihr Umfeld gewöhnen müssen oder leicht abgelenkt werden, ist dieser Tipp leider nicht zu empfehlen.

Tipp #13: Team-Rituale etablieren

Viele, scheinbar belanglose Kleinigkeiten aus dem Arbeitsalltag lernt man erst zu schätzen, wenn sie durch Remote-Arbeit plötzlich wegfallen: Der kurze Plausch in der Teeküche, die gemeinsame Mittagspause oder einfach nur das Herumalbern mit den Kollegen im Büro. Es kann eine große Herausforderung für Menschen sein, allein auf Distanz zu arbeiten sich dabei nicht einsam oder entkoppelt vom Rest der Organisation zu fühlen. Auch der generelle Zusammenhalt eines Teams kann darunter leiden. Darum ist es wichtig, sich neben den vielen, arbeitsbezogenen Dingen auch auf die sozialen Aspekte des Arbeitslebens zu konzentrieren. Man muss Wege finden, das Gemeinschaftsgefühl zu erhalten, auch wenn man sich nur selten persönlich sieht und vielleicht hunderte Kilometer entfernt voneinander arbeitet. Mit ein wenig Kreativität bieten unsere digitalen Tools hier eigentlich sehr großen Spielraum. Ein paar Beispiele:

  • Spaß-Kanäle im Chat: Neben themenbezogenen Kanälen zu Projekten oder Kunden kann man auch einen oder mehrere Channels einrichten, in denen man sich als Team einfach nur Gesellschaft leistet  und herumalbert. Diese Kommunikation sollte klar abgegrenzt sein, um zu große Ablenkung zu vermeiden. Und wer gerade konzentriert arbeiten möchte, der schaltet den Kanal eben einfach ein paar Stunden auf stumm.
  • Lebendige Chats: Viele der gängigen Chatprogramme lassen sich problemlos nutzen, um auch eigene Fotos und Videos zu teilen. Als Reaktionsmöglichkeit kann eine Sammlung animierter GIFs hinterlegt werden. Und spezielle Bots machen regelmäßig aufmerksam auf die nächsten Geburtstage oder sozialen Video-Events.
  • Virtuelle Pausen und Feierabend: Dank Smartphones und integrierten Webcams können wir inzwischen in nahezu jeder Situation eine Videokonferenz starten. Warum nicht einfach mal in der Kaffeepause, beim Mittagessen oder nach Feierabend zusammen noch ein wenig per Videotelefonie plaudern?
  • Gemeinsame Aktionen: Gemeinsam zu Essen oder zu trinken liegt auf der Hand. Man kann Video-Konferenz aber durchaus auch für Team-Events nutzen. Mit etwas Vorbereitung ist vieles möglich: Gemeinsames Kochen, Gesellschaftsspiele, ein Pub-Quiz, Karaoke oder gemeinsam einen Film schauen und sich im Anschluss darüber austauschen.
  • Motto-Tage: Kleine, alberne Aktionen heitern den Remote-Alltag auf und helfen dabei, auch auf Distanz gemeinsam zu lachen. Einige Video-Tools bieten die Möglichkeit, sich vor einem virtuellen Hintergrund, zum Beispiel am Strand oder in einer anderen Stadt zu zeigen. Aber das geht natürlich auch ohne technische Hilfe, zum Beispiel indem man einen Sonnenbrillen-Tag ausruft, an dem jeder in Video-Konferenzen Sonnenbrille tragen muss.
  • Fitness-Challenges: Fitness-Tracker und Smartwatches liefern uns inzwischen zuverlässige Daten über unsere individuelle Aktivität. Diese Daten kann man für regelmäßige Team-Herausforderungen nutzen und so gemeinsam seine Fitness verbessern. Hierfür ist nicht mal eine technische Anbindung notwendig. Ein Screenshot der Fitness-App, die im Chat geteilt wird, reicht völlig aus.

Wie bei allen Aktivitäten, auch außerhalb der Remote-Arbeit, sollte man darauf achten, dass diese aus dem Team heraus kommen und nicht aufgezwungen werden.

Tipp #14: Biorhythmus berücksichtigen

Arbeit macht dann Spaß, wenn man sie nicht als Arbeit empfindet. Wer sich morgens früh erst einmal mit 3-5 Kaffee auf Betriebstemperatur bringen muss, kämpft im Grunde gegen den inneren Wunsch nach einem Bett oder zumindest nach einem entspannteren Ort. Um in den Flow zu kommen, empfiehlt es sich, den Tag nach dem eigenen Lebensstil zu gestalten – so gut es halt geht.

Auch das Team von Basecamp sagt, dass die dogmatische 9-to-5-Praktik eine Verschwendung von Intelligenz sei. Die rund 100 Mitarbeiter haben sich darauf verständigt, dass es für gute Zusammenarbeit nur ein paar Stunden Überlappung braucht. Ansonsten ist jeder in der Gestaltung der eigenen Arbeitszeit frei.

Ist man ein Morgenmensch, am Nachmittag öfters müde, hilft es den Arbeitstag nicht erst um 9 Uhr beginnen zu lassen. Statt dessen könnte man um 7 Uhr beginnen und ab 16 Uhr zum Sport gehen: Morgens Kopfarbeit, Nachmittags Körperarbeit. Den eigenen Biorhythmus für sich zu nutzen, sorgt für deutlich mehr Leistungsfähigkeit. Dabei sollte man, wenn möglich, auch die Tagesform berücksichtigen. Hierfür eignet es sich Aufgabenlisten nach Aufgabentyp zu strukturieren und Aktivitäten mit ähnlichem Konzentrationsbedarf zu bündeln:

  • Kleine 1-Minuten Aufgaben zum Abarbeiten
  • Telefonate
  • Konzeptionelles und strategisches Arbeiten
  • Recherche und Zusammenstellen von Informationen
  • Schnelle, kreative Ideenentwicklung

Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass man möglichst wenig fremdbestimmt arbeitet. In diesem Fall ist agiles Arbeiten mit 2-Wochen-Sprints sehr hilfreich: So organisiert hat jeder die Möglichkeit, den eigenen Tag nach seinem persönlichem Biorhythmus zu strukturieren. Da können Telefonate oder konzentrierte Arbeiten auch schon mal 1-2 Tage geschoben werden, wenn man sich aktuell nicht optimal in der Lage fühlt.

Tipp #15: Bewegung und frische Luft

Für viele ist die Arbeit im Homeoffice anstrengender, als im Büro. Das mag daran liegen, dass wir fokussierter Arbeiten und mehr am Rechner sitzen. Dementsprechend wichtig ist es, dass man sich regelmäßig bewegt. Ein großer Vorteil an der Arbeit von zu Hause ist, dass man keine Anfahrtszeit ins Büro hat. Diese lässt sich sehr gut nutzen, um Bewegung und frische Luft in den Tag einzubauen:

  • Sport, Meditation oder vergleichbare Aktivitäten in den Tag integrieren.
  • Zwischendurch aufstehen, ans Fenster gehen und Achtsam sein.
  • Spaziergang in einem nahegelegenen Wald, am See oder Fluss – gerne auch mit dem Lieblingshund.

Nicht immer müssen diese Aktivitäten vor oder nach der Arbeit stattfinden. Warum sollte man nicht eine zweite Erholungspause einbauen und die „Me-Time“ vor- oder nacharbeiten? So kann man eine Pause mit den Kolleg*innen machen und sich dennoch Zeit für sich nehmen. Wenn Unternehmen wie Trivago ein Fitnessstudio in die Unternehmenszentrale bauen, ist eine Sportpause im Homeoffice sicher kein Problem. Wichtig ist dabei nur, dass man entsprechend offen kommuniziert und sich ebenso offen zeigt, dass man sein Verhalten anpassen würde, wenn es dadurch in der Zusammenarbeit zu Komplikationen kommt.

Hierzu sei empfohlen, dass man seinen Plan, z.B. Sport zu machen, beim morgendlichen Check-In erwähnt. Dabei ist es wichtig zu ergänzen, dass sich die Kolleg*innen gerne jederzeit melden sollen, wenn es aufgrund der Planung zu organisatorischen Problemen kommt und man den Plan auch ändern könne. Auf diese Weise können Konflikte vermieden werden.

Tipp #16: Remote Work und Remote Feierabend

Manche Menschen haben es schwer, Privates und Arbeit zu trennen. Sie fühlen sich immer im Büro. Wenn es einen nicht stört, ist das natürlich vollkommen in Ordnung. Für viele ist es jedoch Stress, dass Arbeit und Entspannung am gleichen Ort stattfinden.

Frei nach dem Motto: “Nach Remote Work kommt Remote Feierabend”, hilft es kleine Feierabend-Rituale zu entwickeln. Ein Beispiel:

  1. Den Kolleg*innen im Chat einen schönen Abend wünschen.
  2. Kommunikationstools auf „lautlos“ stellen – auch auf dem Smartphone.
  3. Planung für den nächsten Tag erstellen.
  4. Laptop herunterfahren und in die Tasche packen.
  5. Schreibtisch aufräumen und – wenn möglich – den Arbeitsraum verlassen.
  6. Musik und Fernseher anschalten.
  7. Wohnung einmal verlassen und eine Kleinigkeit einkaufen gehen.
  8. Die To-don’t Liste (s. Tipp #10) von der Couch aus, nicht vom Arbeitsplatz angehen.

Diese Rituale können sehr individuell ausgewählt werden. Sie sollten einem nur immer signalisieren, dass der Arbeitstag nun endet. Ziel ist es, dass ein emotionaler Abschluss im eigenen Tagesablauf entsteht.

Tipp #17: Gemeinsam Erfolge feiern

Wie auch andere zwischenmenschliche Dinge, fällt uns eine Sache bei der Remote-Arbeit besonders schwer: Lob und Anerkennung. Lassen sich für die großen Erfolge, wie zum Beispiel der Gewinn eines Kunden oder der Start eines neuen Produkts, noch Ideen finden, fallen die kleinen Gesten doch häufig unter den Tisch: Das kleine Lob oder der Dank von Kollegen zwischendurch. Wie man Erfolge und gegenseitiges Lob in einem virtuellen Team feiern kann:

  • Wöchentliche Lobdusche: Zu einem festen Termin, zum Beispiel zu Beginn eines Weekly-Meetings, finden sich alle in zufälligen Zweierteams für eine Lobdusche zusammen. Im Wechsel überhäuft man eine Minute lang eine Person im Team mit Lob. So startet man mit einem guten Gefühl in die Woche.
  • Kudo-Karten beim Daily: Vor dem Daily-Meeting füllt man vorgefertigte Karten aus, um einem Kollegen Dank oder Lob auszusprechen. Diese hält man dann im Meeting in die Kamera und liest sie vor.
  • Eigener Chat-Channel: In Slack oder Teams wird ein eigener Channel angelegt, der ausschließlich für das Verteilen von Lob und das Feiern von kleinen Erfolgen gedacht ist. So bleibt es nicht nur sichtbar für alle, man bekommt auch mit, wer in letzter Zeit besonders viel (oder besonders wenig) Lob erhalten hat und kann darüber sprechen.
  • App zum Kudos verteilen: Mit dem Taco-Plugin für Slack kann jeder virtuelle Tacos für besondere Leistungen oder den Dank an andere verschenken. Jeder hat pro Tag nur 5 Tacos und es gibt eine Art Rangliste, mit der man über einen längeren Zeitraum Erfolge sehen kann.
  • Virtuelle Wall of Fame: Viele Teams sammeln Projekterfolge im Büro an einer Projektwand. Das geht auch virtuell: In Confluence, Google Photos oder Sharepoint werden mit Bildern oder Collagen Erfolge sichtbar gemacht. In einer regelmäßigen Video-Zeremonie werden neue Bilder enthüllt.
  • Cyberbeer oder Online-Party: Ähnlich wie bei den Video-Sessions zur Kaffeepause oder zum Feierabend, kann man über Video-Meetingräume auch Parties veranstalten und so Erfolge gemeinsam als Team bei (zum Beispiel) einem Bierchen feiern.

Tipp #18: Offene Feedback-Kultur etablieren

Für die Team-Kultur kann Remote Work eine Herausforderung sein. Ähnlich wie das Verhältnis zwischen zwei Abteilungen, kann auch die Beziehung zwischen Mitgliedern eines an zwei Standorten verteilten Teams schnell leiden. Schlechte Kommunikation führt schnell zu einem “Wir und die”-Denken. Dann kommt es zum “Not-invented-here”-Syndrom, jemand fühlt sich ungerecht behandelt und schon leidet das Miteinander.

Insbesondere wenn man nicht in einem Raum arbeitet, können Konflikte entstehen, ohne dass sie in der Gruppe bewusst wahrgenommen werden. Aus diesem Grund ist es ganz wichtig eine offene Feedback-Kultur zu fördern. Das Team muss lernen sich kritische Dinge sagen zu dürfen. Dabei gibt es ein paar Dinge zu berücksichtigen.

Keine Konflikte im Chat lösen

Konflikte und Missverständnisse sollten nicht im Chat, per SMS oder WhatsApp geklärt werden. Da wir weder Intonation der Worte hören, noch Mimik oder Gestik sehen, fehlen uns im Austausch wichtige Informationen. Das erhöht die Eskalationsgefahr und kann schnell zu größeren Konflikten führen.

Sobald man merkt, dass ein Thema zu kompliziert wird, z.B. zwei Aspekte abgewogen werden müssen, sollte man schnell auf (Video-)Telefonie wechseln.

Für eine offene Feedback-Kultur braucht es folgendes:

  • Gute Kommunikationsfähigkeiten: Das Team sollte sich mit wertschätzender Kommunikation, dem GROW-Framework und/oder dem Golden Circle befassen.
  • Meetup-Formate für Probleme: Es sollte regelmäßige Treffen des Teams geben, in dem über die Zusammenarbeit, insbesondere über Hindernisse, neu Erlerntes und positiv Hervorzuhebendes gesprochen wird. Hierzu gibt es Strukturierte Formate wie Lean Coffee oder Teamgeist Retrospektiven.
  • Gemeinschaft stärken: Eine offene Kultur braucht ein Gemeinschaftsgefühl. Während ein reguläres Team gerne Mal ein Offsite oder eine externe Firmenfeier macht, braucht ein Remote Team eher ein Onsite. Nenne man es, wie man wolle – es braucht “Gemeinsam-Zeit”, in der man Spaß hat, Unsinn macht und sympathisch zusammenkommt. Unprofessioneller Rat: Alkohol hilft – auch vor der Webcam.

Tipp #19: Gemeinsames Wissen zu Remote Work aufbauen

Jedes Team-Mitglied sammelt beim Remote Working wertvolle Erfahrungen und Erkenntnisse. Doch was bei einem traditionellen Team an der Kaffeemaschine, in der Mittagspause oder beim kurzen Gespräch auf dem Flur besprochen wird, fehlt einem virtuellen Team.

Damit ein Team dieses informelle Wissen teilen kann, braucht es ein Format. Hier reicht es schon sich alle 2-4 Wochen in einem strukturierten Meetup auszutauschen:

  • Ursprünglich bei Spotify erfunden, helfen die Team Health Checks dabei, ein gemeinsames Verständnis von Zielen, Rollen, Leistungsfähigkeit und weiteren Kriterien im Team sicher zu stellen. Das Format zeigt zudem, wo es Informations-, Prozess- oder Kulturdefizite im Team gibt.
  • In Lean Coffee Sessions kann jede/r Teilnehmer Themenvorschläge machen. Die Gruppe entscheidet per Punktevergabe, welche Themen priorisiert besprochen werden sollen. Pro Stunde können leicht 5-10 Themen besprochen werden.
  • Das Problem Mapping macht Herausforderungen und Anforderungen sichtbar. In einem strukturierten Prozess erarbeitet sich die Gruppe Wissen, um gemeinsam Lösungswege zu finden.

Natürlich gibt es noch weitere Formate. Was auch immer man wählt – und dabei ist es auch nicht wichtig ob man Remote arbeitet oder nicht – ein bewusster Austausch über die eigenen Herausforderungen, stärkt das Team-Gefüge und sorgt dafür, dass die Gruppe schrittweise besser wird.

Tipp #20: Strategischen Rahmen setzen

Im Remote Team führt das Fehlen eines gemeinsamen Ziels zu weitaus größeren Problemen, als es bereits in einer zentral organisierten Gruppe der Fall ist. Und doch sind sich viele Teams der für sie relevanten Strategie und der daraus abgeleiteten Taktiken nicht bewusst.

Aus diesem Grund ist Micromanagement noch immer weit verbreitet – eine Form der Führung, die sehr frustrierend aus Wissensarbeiter wirkt. Da Micromanagement im Remote Team nur mit sehr viel Aufwand möglich ist, braucht es hier eine klare Agenda mit entsprechenden Freiräumen in der Umsetzung.

Mit Hilfe des Lean Strategy Board können Führungskräfte den strategischen Rahmen sichtbar machen. Als einfaches Canvas Tool bringt das Board die wichtigsten Informationen für Entscheidungen im Alltag auf den Punkt. Zudem stellt es eine Verbindung zu Objectives & Key Results her. Mit diesem Instrument setzt sich das Team eigenständig Quartalsziele und überwacht den Fortschritt.

Damit der strategische Rahmen für alle Team-Mitglieder verständlich und im Alltag zielführend wirkt, sollten Führungskräfte Rückfragen ernst nehmen. Jede dieser Fragen deutet darauf hin, dass Formulierungen unklar sind oder unterschiedlich gedeutet werden können. Da hilft es nicht, die “Ihr seid einfach zu doof”-Haltung einzunehmen. Da hilft es nur, das Verständnisproblem genau zu verstehen und die Strategie nachzuschärfen. Immer dran denken: Das Team ist der Kunde der Führungskraft.

Vertrauen ist die Basis für Remote Work

Im verteilten Team ist es viel schwieriger Anerkennung für die eigene Arbeit zu erhalten. Kritik und Misstrauen sind Gift sowohl für erfahrene Talente, wie auch für junge Pioniere. Mit Micromanagement, ständiger Kontrolle und Ungeduld wird ein Team schnell die Motivation verlieren.

Geduld ist die Kunst nur langsam wütend zu werden.

Japanisches Sprichwort

Um die Motivation im Team hoch zu halten, braucht es Zuversicht in die Leistungen der Gruppe. Es braucht Hilfestellung bei Ratlosigkeit – keine fertigen Lösungen, von denen die Führungskraft überzeugt ist, sondern Wege, wie ein Team eigenständig zur Lösung kommen kann.

Die Motivation kommt von alleine, Vertrauen, Freiraum und selbsterlangte Erfolge sorgen dafür, dass sie erhalten bleibt. Das gilt für zentrale wie für dezentrale Teams.

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