Besprechungen im Unternehmen: bessere Meetings mit dem PEIK-Modell

Besprechungen im Unternehmen: verschwendete Zeit?

Kein roter Faden, endlose Diskussionen und am Ende kein Ergebnis: So verlaufen viele Besprechungen in deutschen Unternehmen. Wahrscheinlich haben auch Sie schon mehrfach an Meetings teilgenommen, die unkoordiniert und ziellos vor sich hinplätschern. Oft finden sie auch nur statt, weil sie im Kalender stehen oder weil es sich um regelmäßige Termine wie einen Jour Fixe handelt.

Insgesamt verbringen deutsche Arbeitnehmer*innen sehr viel Zeit in Besprechungen. Laut einer Umfrage der Hochschule Augsburg aus dem Jahr 2018 sitzt fast die Hälfte der Befragten (44,6 Prozent) zwischen 26 und 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Bei knapp einem Viertel der Befragten (24,3 Prozent) nehmen sie sogar 51 bis 75 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch. Seit der Corona-Pandemie dürften die Zahlen noch weiter gestiegen sein. Denn der Abstimmungsbedarf im Homeoffice erfordert oft mehr Besprechungen.

Sinnvoll investierte Zeit? Nicht immer. In einer Studie des Kommunikationsdienstes Slack stuften die Befragten 36,5 Prozent ihrer Besprechungen als unnötig ein, nur gut die Hälfte der Treffen (53,4 Prozent) waren demnach eine “gute Nutzung der Arbeitszeit”.

Wofür sind Besprechungen wichtig?

Warum gibt es dann überhaupt Besprechungen in Unternehmen, wenn sie häufig nicht den gewünschten Zweck erfüllen? Grundsätzlich sind Besprechungen ein sinnvolles Instrument. Sie bieten eine Plattform z.B. für gemeinsame strategische Planung, Entscheidungsfindung oder Informationsaustausch. Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen und Teams Meetings abhalten:

• Kommunikation und Informationsaustausch: In einem dynamischen Arbeitsumfeld ist es wichtig, dass alle Teammitglieder oder Mitarbeitenden, die an einem Thema oder Projekt beteiligt sind, auf dem gleichen Informationsstand sind – zumindest was die wirklich relevanten Themen betrifft. Nicht jeder muss alles wissen, das würde manchmal wieder zu vielen überflüssigen Besprechungen führen. Aber die zentralen Kernthemen sollten allen Beteiligten bekannt sein. Besprechungen bieten die Möglichkeit, relevante Informationen auszutauschen, Wissen zu verbreiten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleiche Vision und die gleichen Ziele verfolgen.
• Entscheidungsfindung: Viele Entscheidungen erfordern einen Austausch, der unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse einbezieht. In Besprechungen können Teams verschiedene Optionen abwägen und gemeinsam Entscheidungen treffen.
• Problembehandlung und Konfliktlösung: Wenn Herausforderungen oder Konflikte auftreten, bieten die Treffen eine Struktur, um Probleme systematisch anzugehen und zu lösen. Der direkte Austausch ermöglicht eine vertiefte Analyse und fördert so Lösungen, die von mehr Menschen getragen werden.
• Förderung der Teamarbeit: Regelmäßige Besprechungen stärken den Teamgeist und fördern eine Kultur der Offenheit und des gegenseitigen Respekts. Sie bieten Gelegenheit, Erfolge zu teilen, Anerkennung auszusprechen und das Teamgefühl zu stärken.
• Strategieentwicklung und Zukunftsplanung: Besprechungen ermöglichen es Teams, über den Tellerrand des Tagesgeschäfts hinauszuschauen und langfristige Strategien zu entwickeln. Sie sind entscheidend für die Planung zukünftiger Projekte und die Anpassung an veränderte Marktbedingungen oder Unternehmensziele.

Die 4 typischen Phasen einer Besprechung

Alle Besprechungen durchlaufen im Idealfall die gleichen vier Phasen. Dies gilt unabhängig vom Zweck der Sitzung (z.B. Besprechungen zum Informationsaustausch, Meetings zur Entscheidungsfindung oder Teambesprechungen). In der Realität sind viele Besprechungen jedoch unstrukturiert und verlaufen ohne erkennbare Agenda oder Zielsetzung. Oft sind sich die Teilnehmenden der verschiedenen Phasen eines Meetings gar nicht bewusst oder springen zwischen ihnen hin und her. Fehlende Moderation und Struktur führen dazu, dass die gewünschten Ergebnisse ausbleiben.

Ein erster Schritt zu mehr Struktur und Effektivität ist daher, sich die vier typischen Phasen einer Besprechung bewusst zu machen:

1. Problemstellung verstehen: Ein gemeinsames Verständnis über das Thema oder die Aufgabenstellung des Meetings schaffen: Was wissen wir über das Thema und wo fehlen uns noch Informationen?
2. Entscheiden und Bewerten: Das Team entscheidet, was vertieft diskutiert werden soll und setzt Prioritäten. So verhindern die Teilnehmenden, dass das Treffen in irrelevante Themen abdriftet.
3. Ideen entwickeln: Hier geht es darum, in kurzer Zeit möglichst viele Lösungsideen zu erarbeiten.
4. Konkretisieren und ausarbeiten: Vielversprechende Ideen werden konkretisiert und verfeinert, damit sie weiterverfolgt werden können.

Die vier Phasen müssen nicht immer nacheinander ablaufen. Nicht jeder Termin beginnt mit Phase 1 (Problemstellung verstehen). Manchmal bringen die Kolleg*innen schon Ideen oder Vorschläge mit in den Termin, über die das Team nur noch entscheiden muss. Für die Teams ist es wichtig zu reflektieren, in welcher Phase der Besprechung sie sich befinden, um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen oder die richtigen Werkzeuge einzusetzen.

Das PEIK-Modell für effektive Besprechungen

Allein die Kenntnis dieser Phasen kann helfen, strukturiertere Besprechungen zu führen. Hier kommt das PEIK-Modell ins Spiel. Das Moderationsmodell hilft Teams, besser zu verstehen, in welcher Phase eines Meetings sie sich befinden. So können sie geeignete Methoden auswählen, um sich nicht in Diskussionen zu verlieren und effizient zum Ziel zu kommen.

Benannt ist das Modell nach den oben genannten 4 Phasen:

• P (Problemstellung verstehen)
• E (Entscheiden und Bewerten)
• I (Ideen entwickeln)
• K (Konkretisieren und ausarbeiten).

Moderator*in hilft bei der Anwendung des PEIK-Modells

Das PEIK-Modell ist ein Moderationsmodell. Für die Anwendung braucht es also auch eine*n Moderator*in. Diese Rolle kann z.B. ein Agile Coach oder ein Scrum Master übernehmen. Sie können aber auch andere Teammitglieder mit der Vorbereitung und Moderation des Meetings beauftragen. Aufgabe der Moderator*in ist es, das Team strukturiert durch die vier Phasen zu führen, dabei die Zeit im Auge zu behalten und dafür zu sorgen, dass die Gruppe fokussiert bleibt.

Kernaufgaben der Moderation sind

• Informieren: Einführung in das Thema und Erläuterung der Agenda
• Steuern: Methoden erklären und anleiten, gezielte Fragen stellen, Entscheidungen herbeiführen, Zeit im Auge behalten
• Unterstützen: Redebeiträge fördern und begrenzen. Visualisieren, Missverständnisse klären

Phase 1: Problemstellung verstehen

In der ersten Phase geht es um die Problemstellung. Hier entwickelt das Team ein gemeinsames Verständnis des relevanten Kontexts der Aufgabenstellung oder des Themas des Meetings. Dabei können die Teilnehmenden verschiedene Methoden anwenden, um sich dem Thema zu nähern und vorhandenes Wissen und Wissenslücken zu dokumentieren.

Passende Methoden

• Semantische Analyse: Die Analysemethode stammt aus der Sprachwissenschaft. Die semantische Analyse beschäftigt sich mit der Bedeutung von Worten. Sie ermöglicht eine gründliche Analyse der Aufgabenstellung, um Wissenslücken, Ungenauigkeiten und Missverständnisse aufzudecken. Dazu schreibt das Team die Aufgabenstellung auf und markiert die zentralen Begriffe, die näher beleuchtet werden müssen, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Was ist genau mit dem Begriff gemeint? Im Team sammeln Sie nun frei Assoziationen, um Wissen und Erfahrungen auszutauschen und die Aufgabe besser definieren zu können. Bei der semantischen Analyse sammelt das Team noch keine Lösungen. Die Methode hilft zu verstehen, was Sie im Team bereits wissen und was Sie noch herausfinden müssen.

• Enablement Radar: Bei der Problemanalyse kann auch der Enablement Radar helfen. Mit dem Tool von Me & Company spüren Sie die Ursachen für Hindernisse oder Blockaden in der Zusammenarbeit auf. So sorgen Sie für ein besseres Problemverständnis und schaffen die Grundlage für nachhaltige Lösungsansätze.

• How-might-we-Fragen: Mit How-might-we-Fragen öffnen Sie den Lösungsraum im Termin. Die Technik hilft, eine klare Ausgangsfrage für die spätere Lösungsfindung zu formulieren. How-might-we-Fragen sind offen und fördern die Kreativität bei der Lösungsfindung. Durch die gemeinsame Formulierung im Team werden zudem Missverständnisse aufgedeckt und Unklarheiten beseitigt. Die Frage wird nach folgendem Muster gebildet: „Wie könnten wir…?” Ein Beispiel: Wenn die Aufgabenstellung darin besteht, einen Ressourcenengpass im Team zu beseitigen, könnte eine How-might-we-Frage lauten: „Wie könnten wir im Team eine Arbeitsentlastung erreichen, ohne Einbußen bei der Qualität und Quantität unserer Ergebnisse hinnehmen zu müssen?„

Phase 2: Entscheiden und bewerten

In der Phase zwei entscheidet das Team, welche Themen oder Probleme es weiter diskutieren und bearbeiten möchte. Die Teilnehmenden setzen hier klare Prioritäten, um ein Abschweifen und Abdriften in für den Termin irrelevante Diskussionen zu vermeiden. Diese Phase kann auch nach Phase 3 (Ideen entwickeln) wieder relevant werden, wenn es darum geht, zwischen verschiedenen Optionen zu wählen.

Passende Methoden

• Dot Voting: Diese Methode ermöglicht es Gruppen, mit Hilfe eines einfachen Punkt- oder Strichsystems schnell zwischen verschiedenen Optionen zu entscheiden. Die Teilnehmenden sammeln zunächst die Themen, über die abgestimmt werden soll, und schreiben die Wahlmöglichkeiten auf Post-its oder ein (digitales) Whiteboard. Jeder Teilnehmende hat die gleiche Anzahl an Stimmen und setzt seine Stimmen als Punkte oder Striche an sein favorisiertes Thema. Am Ende steht ein klarer Favorit oder eine priorisierte Liste von Themen für die Diskussion.
• Handzeichen: Bei einfachen Ja/Nein-Entscheidungen kann eine Abstimmung durch Handzeichen ausreichend sein.
• MoSCoW-Matrix: Bei komplexeren Entscheidungen hilft die MoSCoW-Matrix. Diese Priorisierungsmethode ermöglicht eine granulare Bewertung von Ideen und Optionen hinsichtlich ihrer Notwendigkeit für den weiteren Team- oder Projekterfolg. Mit der MoSCoW-Priorisierung teilen Sie die zu diskutierenden Themen in vier Kategorien ein: Must-have-Themen sind unverzichtbar und müssen diskutiert werden. Should-have-Themen sind ebenfalls wichtig, aber nicht kritisch und können je nach Bedarf oder Zeitrahmen zurückgestellt werden. Could-have-Themen können ebenfalls diskutiert werden, sind aber nicht wirklich notwendig. Schließlich gibt es noch die Won’t-have-Themen, die in der Sitzung nicht behandelt werden, aber zu einem späteren Zeitpunkt diskutiert werden können.

Phase 3: Ideen entwickeln

Alle wissen, worum es geht. Jetzt geht es um die Entwicklung von Ideen zur Lösung der Herausforderung oder Aufgabe, die im Mittelpunkt des Treffens steht. Dabei ist es wichtig, die Perspektiven aller Teammitglieder einzubeziehen. Mit verschiedenen Kreativmethoden können Teams so in kurzer Zeit viele Lösungsideen entwickeln.

Passende Methoden

• Design Studio: Effektive Methode für Gruppen, um in kurzer Zeit eine Vielzahl unterschiedlicher Ideen und neuer Lösungsansätze zu erarbeiten. Im Mittelpunkt steht ein ständiger Wechsel zwischen Einzelarbeit und Feedback aus der Gruppe. Die Methode teilt sich dabei in drei Phasen, die sich mehrmals wiederholen: Skizzieren (Sketch), Präsentieren (Pitch) und Kritisieren (Critique).
• 1-2-4-all: Das Format stammt aus dem Methodenkoffer der Liberating Structures und ist eine strukturierte Brainstorming-Methode, die es ermöglicht, alle Perspektiven im Team in die Lösungsentwicklung einzubeziehen. Ausgangspunkt ist eine Frage. Die Teilnehmenden diskutieren diese Frage nacheinander in immer größer werdenden Arbeitsgruppen – in der Reihenfolge, die sich aus dem Namen der Methode ergibt: Zuerst denkt jeder für sich über die Frage nach. Dann treffen sich jeweils zwei Personen, um ihre Ergebnisse auszutauschen und zu diskutieren. Im nächsten Schritt treffen sich vier Personen aus der Gesamtgruppe und sprechen über die Frage. Zum Schluss diskutiert die ganze Gruppe.
• What-if-Methode: Die What-if-Methode stellt gängige Annahmen und Beschränkungen in Frage, um neue Lösungen und innovative Wege zu entdecken. Sie regt dazu an, alle Möglichkeiten auszuloten, auch solche, die auf den ersten Blick unrealistisch oder absurd erscheinen. Ausgangspunkt ist ein Problem, das es zu lösen gilt. Ausgehend von dieser Herausforderung können Sie im Team “Was-wäre-wenn”-Fragen stellen, die alternative Szenarien oder Möglichkeiten erkunden. Denken Sie dabei bewusst frei und unkonventionell. So produzieren Sie im Team eine Vielzahl neuer Ideen und Lösungen, die Sie später nach Kriterien wie Umsetzbarkeit oder Kosten bewerten können. Ein Beispiel für eine What-if-Frage wäre: “Was wäre, wenn wir unbegrenzt Ressourcen zur Verfügung hätten?”
• 6-3-5-Methode: Diese Kreativitätstechnik eignet sich für eine Gruppe von sechs Personen. Mit der 6-3-5-Methode entwickelt die Gruppe in nur 30 Minuten viele neue Ideen. Dabei setzen die Teilnehmenden auf ein gemeinsames Brainwriting. In mehreren Runden greifen die Teilnehmenden die Ideen der anderen Gruppenmitglieder auf und arbeiten sie weiter aus. Daher der Name der Methode: 6 Teilnehmende erarbeiten je 3 Ideen. Dieser Vorgang wird 5 Mal wiederholt.

Phase 4: Konkretisieren und ausarbeiten

Viele Teams scheitern an der konsequenten Umsetzung der Besprechungsergebnisse. Ein Grund dafür ist das Energielevel gegen Ende des Meetings: Alle sind froh, ein schwieriges Thema besprochen oder viele Ideen entwickelt zu haben. In der Erleichterung des Moments und der nachlassenden Konzentration wird oft vergessen, was das Wichtigste ist, um einen wirklichen Nutzen aus dem Treffen zu ziehen: Konkrete nächste Schritte und Verantwortlichkeiten zu vereinbaren. Ohne diese bleibt der Austausch Theorie und Zeitverschwendung. Deshalb geht es in der vierten Phase einer Besprechung darum, die vielversprechendsten Ideen zu verfeinern und auszuarbeiten. Außerdem werden die nächsten Schritte vereinbart und Aufgaben verteilt.

Passende Methoden

• Task, Owner, Deadline: Konkrete nächste Schritte für komplexere Themen, die nicht im großen Kreis erarbeitet werden können, halten Sie am besten in einer Tabelle fest. Hier sammeln Sie alle offenen Aufgaben (Tasks) und definieren für jede dieser Aufgaben einen Owner, der sich darum kümmert. Zusätzlich legen Sie am besten eine Deadline fest, bis zu der die Aufgabe erledigt sein sollte. Auf diese Weise muss nicht jede aufkommende Aufgabe im Team inhaltlich diskutiert werden. Das übernimmt der Owner zu einem späteren Zeitpunkt.
• Value Cards: Die Value Card hilft Ihnen, den Mehrwert einer erarbeiteten Ideen zu präsentieren. Auf der Karte können Sie die Eigenschaften und Werte des Konzepts darstellen und so verschiedene Ideen vergleichbar machen. Die Value Card ist in 5 Bereiche unterteilt:
  • 1. Customer Value: Wie hilft die Idee dabei, Kunden zu erreichen? Wie hilft die Idee dabei, Kundenprobleme zu lösen?
  • 2. Business Value: Welchen Wert liefert die Idee aus Unternehmenssicht? Was sind die potenziellen Gewinne?
  • 3. Key Features: Welches sind die drei wichtigsten Eigenschaften oder Funktionen des Vorschlags?
  • 4. Synergien: Wie können wir unsere bestehenden Assets für die Idee nutzen? Wie würde sie davon profitieren?
  • 5. Inspiration: Wodurch wurde die Idee inspiriert? Welche ähnlichen Ideen oder Aktivitäten haben Sie ggf. bei anderen Unternehmen beobachtet?

• Prototyping: Vielversprechende Ideen können Sie mit geringem Ressourceneinsatz zu einfachen Prototypen ausbauen, um die Idee anschließend schlank zu testen. Low-fidelity-Prototypen helfen, schnell Antworten auf spezifische Fragen zu finden. Handelt es sich um eine digitale Lösung, können Sie beispielsweise ein Mock-up erstellen, das einen Eindruck von der Idee vermittelt. Einfache Prototypen können Sie aber auch analog anfertigen, z.B. als Skizze auf Papier oder Karton.

Fazit

Weniger Chaos, mehr Fokus: Mit dem PEIK-Modell bringen Sie Struktur in Ihre Besprechungen. Durch die klare Einteilung in verschiedene Phasen und die Auswahl geeigneter Methoden werden Besprechungen deutlich effizienter. Eine Moderator*in hilft dem Team dabei, sich immer bewusst zu sein, in welcher Phase einer Besprechung es sich befindet. So machen Sie mehr aus Ihren Besprechungen und erzielen bessere Ergebnisse.