Effektive Teammeetings: Meeting mit Time-Timer

Teammeetings: So gestalten Sie Ihre Besprechungen effektiv

Effektive Teammeetings sind entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Allzu oft jedoch sind es langwierige, frustrierende Veranstaltungen, ohne hilfreiche Ergebnisse. In einer Zeit, in der Besprechungen einen beträchtlichen Teil unserer Arbeitszeit ausmachen, ist es wichtig, Wege zu finden, wie diese Besprechungen produktiver gestaltet werden können. Dieser Text bietet einen umfassenden Leitfaden zur optimalen Strukturierung von Teammeetings in drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Ergebnissicherung.

Ineffektive Meetings: ein wirtschaftliches Problem für viele Unternehmen

Stundenlange Teammeetings ohne Struktur, ewige Monologe von Kolleg*innen und am Ende weiß niemand, wofür eigentlich alle da waren. Dieses Horrorszenario gehört leider zum Arbeitsalltag vieler Menschen. In einer Erhebung aus dem Jahr 2015 gaben 38,5 Prozent der Befragten an, zwischen 26 Prozent und 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Teammeetings zu verbringen. Im Jahr 2018 machte diese Gruppe bereits 44,6 Prozent der Befragten aus.

Wenn sich die Teilnehmenden nach dem Treffen fragen, warum sie nicht einfach eine E-Mail mit den relevanten Informationen erhalten haben, steigt der Frust – und die Motivation sinkt. Ineffektive Teammeetings können aber nicht nur negative Auswirkungen auf die Unternehmenskultur haben, sondern kosten auch viel Geld. Je nach Dimension und Größe des Unternehmens handelt es sich um Beträge von mehreren hunderttausend bis zu mehreren Millionen Euro.

Die 3 Phasen eines Teammeetings

Um zu verstehen, wie Sie Teammeetings effektiver und effizienter gestalten können, ist es hilfreich, die drei Phasen von Meetings zu analysieren: Die Vorbereitung, die Durchführung und die Phase von der Ergebnissicherung über die Zuweisung von Verantwortlichkeiten bis unmittelbar nach der Besprechung. Jede dieser Phasen bietet Ansatzpunkte, die dabei helfen, mehr aus dem Termin rauszuholen.

Phase 1: Vorbereitung

Mit einer guten Vorbereitung stellen Sie die Weichen für ein erfolgreiches Teammeeting. Dabei ist es hilfreich, sich mit den folgenden Fragen auseinander zu setzen:

Wann ist ein Meeting sinnvoll?

Es kann sehr stressig sein, in Teammeetings zu sitzen, die diesem Format nicht gerecht werden. Wenn ein persönlicher Austausch keinen Mehrwert bietet, dann schreiben Sie lieber eine E-Mail oder nutzen Sie andere Kommunikationskanäle. So können die relevanten Personen selbst entscheiden, wann sie sich mit der Information beschäftigen. Eine entscheidende Frage vor dem Termin lautet also: Welchen Mehrwert bietet es den Teilnehmenden, dass sie die geplanten Themen gemeinsam besprechen?
Dafür hilft es, sich Gedanken über das Ziel des Meetings zu machen:

  • Koordination von Arbeitsabläufen:
    Wenn es darum geht, kooperativ zusammen zu arbeiten oder wenn die Koordination von Arbeitsabläufen im Fokus steht, sind Meetings in den meisten Fällen hilfreich.
  • Informationen austauschen:
    Wenn es ausschließlich darum geht, Informationen zu verteilen, dann stellt sich häufig die Frage, wie wertstiftend ein Meeting ist. Reine Informationsmeetings lassen sich oft durch einen gut gepflegten Mailverteiler ersetzen.
  • Feedback auf Arbeitsergebnisse einholen:
    Wenn es darum geht, Kolleg*innen über Arbeitsergebnisse zu informieren und darauf Feedback einzuholen, kann ein Meeting wiederum sinnvoll sein.

Wer muss unbedingt dabei sein?

Je heterogener die Themen eines Meetings sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass einige Teilnehmende mit bestimmten Themen nichts anfangen können. Eine thematisch breit gefächerte Agenda ist oft ein Zeichen dafür, dass statt einem langen, allgemeinen Meeting besser mehrere kurze, zielgruppenorientierte Termine geplant werden sollten. Das spart den Beteiligten Zeit und Nerven.

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Wer muss was im Vorfeld wissen?

Das Ziel des Meetings ist geklärt. Sie haben auch festgelegt, wer teilnehmen soll. Jetzt geht es darum, eine Agenda zu erstellen. Außerdem sollten Sie sich überlegen, welche Informationen die Teilnehmenden im Vorfeld benötigen, damit das Meeting so reibungslos und wertstiftend wie möglich ablaufen kann.
Neben Informationen über den Ort und die Zeit sollten die Beteiligten die Agenda und das Ziel des Meetings kennen. Das Ziel transparent zu kommunizieren, gibt Menschen eine Antwort auf die Frage, warum ausgerechnet sie in diesem Meeting sitzen. Machen Sie das Ziel, die Dauer und die Agenda im Vorhinein sichtbar. Dadurch geben Sie den eingeladenen Kolleg*innen die Möglichkeit abzusagen, wenn sie der Überzeugung sind, dass dieses Meeting keinen Mehrwert für sie stiftet.

Bevor das Meeting beginnt, sollten Sie die Teilnehmenden darüber informieren,

  • weshalb Sie das Format „Meeting“ gewählt haben,
  • weswegen sie eingeladen wurden,
  • wann es stattfindet,
  • wie lange es dauert und
  • wie es ablaufen wird.

Workshop, Daily oder Monthly – welches Teammeetingformat ist das richtige für Sie?

  • Workshop:
    Wenn Sie viele Teilaufgaben gemeinsam und kollaborativ bearbeiten, dann sollten sie ihre Meetings als Zeit für aktive Zusammenarbeit ansehen. Hierfür bieten sich z.B. Workshops an, in dem das Team gezielt und konzentriert an einem Thema arbeitet.
  • Regeltermin:
    Wenn Ihre Teammitglieder hauptsächlich alleine und konzentriert an ihren Aufgaben arbeiten, das Team also hauptsächlich kooperativ zusammenarbeitet, ist die Koordination ihrer Arbeitsabläufe ein relevantes Thema. Hierfür bieten sich z.B. regelmäßige Formate wie Dailys oder Weeklys an.
Lean Startup: Präsentation eines Prototyps in einer Review
Workshops eignen sich besonders gut, um als Team gemeinsam an einem Thema zu arbeiten
Workshops eignen sich besonders gut, um als Team gemeinsam an einem Thema zu arbeiten

Eine Agenda erstellen

Sind diese grundlegenden Fragen geklärt, ist der nächste Schritt die Erstellung einer Agenda. Eine gute Agenda ist nicht einfach eine Liste von Themen. Sie beinhaltet die wichtigsten Informationen zum Meeting sowie variable und ritualisierte Agendapunkte, die in ein sinnvolles Gleichgewicht gestellt werden müssen.

Die wichtigsten Informationen

Mit einem Agenda-Planing-Canvas verschaffen Sie sich und den Teilnehmenden einen Überblick über alle relevanten Informationen. Wie Sie diese Vorlage gestalten, können Sie frei entscheiden. Aus unserer Erfahrung ist es hilfreich, folgende Informationen darauf festzuhalten:

  • Ort, Datum und Uhrzeit
  • Ziel des Meetings
  • Die eigeladenen Teilnehmer*innen
  • Alle relevanten Informationen
  • Die einzelnen Agendapunkte

Variable Agendapunkte

Variable Agendapunkte sind z.B.:

  • Themen, die angesprochen oder abgesprochen werden müssen
  • Entscheidungen, die getroffen werden müssen
  • Informationen, die geteilt werden

Um ein Meeting thematisch zu verdichten, ist es hilfreich, wenn Sie sich im Vorhinein folgende Fragen stellen:

  • Warum möchte ich dieses Thema mit in das Meeting einbringen?
  • Warum ist dieses Thema relevant für andere?
  • Was erwarte ich für ein Ergebnis?

Die letzte Frage bezieht sich auf den Mehrwert, den der Fragesteller von dem Meeting erwartet. Antworten auf diese Fragen können z.B. „Feedback zu XY“, „Entscheidung zwischen X und Y“ oder „Teilen der neuesten Informationen über XY“ sein.

Damit Menschen ein solches Planing-Canvas ausfüllen können, müssen sie das Ziel des Meetings kennen. Es ist hilfreich, das Ziel nicht zu allgemein zu formulieren. Es bezieht sich immer auf den Folgezustand, den Sie durch das Meeting erreichen möchten. „Wir möchten uns zu Thema XY austauschen“ ist demnach kein hilfreiches Ziel, da es nur den Prozess beschreibt. Eine bessere Formulierung ist in diesem Beispiel: „Relevante Informationen zum Thema XY austauschen, um Entscheidungen in den Teams zu erleichtern.“

“Setzen Sie sich einen eindeutigen Zeitpunkt, bis wann die Themen eingetragen sein müssen.”

Johannes Willberg
Agile Coach bei Me & Company

Ritualisierte Agenda Punkte

Während in der Mitte der Termine variable Agenda-Punkte besprochen werden, bestehen der Anfang und die Schlussphase häufig aus ritualisierten Elementen. Solche Elemente sind z.B. gemeinsame Check-ins oder Check-outs, Vorstellungsrunden, die Erläuterung der Agenda und der Meeting-Ziele oder kurze „Wer-braucht-Hilfe“-Runden. Diese ritualisierten Elemente helfen, in das Geschehen einzusteigen und wieder aus ihm herauszufinden. Dadurch setzen Sie einen Rahmen und erzeugen Struktur.

Insbesondere Check-ins sind ein häufig unterschätztes Format, das oft als Zeitverschwendung abgestempelt wird. Dabei bieten sie viele Vorteile, die sich zum einen positiv auf das Teammeeting auswirken und zum anderen langfristig einen wünschenswerten Effekt auf ihre Team- und Unternehmenskultur haben.

Durch einen Check-in können Sie …

  • … den Fokus auf die aktuelle Situation lenken und dadurch alle auf das Meeting einstimmen.
  • …Erwartungen an das Meeting abfragen.
  • … jede Person zum Start aktivieren und dadurch Ablenkungen reduzieren.
  • … aktuelle Stimmungen jeder Person in der Gruppe teilen und dadurch die Verbundenheit fördern.
  • … von Anfang an einen inhaltlichen/methodischen Bezug zum Thema nehmen und dadurch gewünschte Wirkungen steigern.
  • … alle Personen die gleichen Fragen beantworten lassen und alle auf eine Augenhöhe bringen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Check-in zu gestalten. Einfache Fragen wie z.B. „Wie fühle ich mich gerade und was wünsche ich mir in diesem Termin von der Gruppe?“, erzeugen bereits eine große Wirkung. Bei einem gemeinsamen Check-out können Sie dementsprechend fragen: “Wie geht es euch gerade, wie bewertet ihr den Erfolg des Meetings auf einer Skala von 1-5 und was wünscht ihr euch für das nächste Mal?“. Lassen Sie ihrer Kreativität freien Lauf oder holen Sie sich hier Tipps und Anregungen.

Teilnehmergruppe eines Trainings von Me & Company stehen um einen Timer herum und tauschen sich aus
Ist die Vorbereitung abgeschlossen, kann das Teammeeting beginnen
Ist die Vorbereitung abgeschlossen, kann das Teammeeting beginnen

Phase 2: Durchführung

Nachdem alle Unklarheiten im Vorfeld beseitigt wurden, kann das Meeting stattfinden. Wenn Sie sich trotz guter Vorbereitung im Meeting verzetteln, kann das an einer fehlenden Moderation liegen oder daran, dass die Moderation sich seiner/ihrer Aufgaben nicht bewusst ist. Beides führt in der Regel dazu, dass der Fokus auf das Thema verloren geht und die Zeit außer Kontrolle gerät.
Die Gründe, weshalb Teammeetings nicht moderiert werden, können vielseitig sein:

  • Keiner will sich in den Vordergrund stellen.
  • Die Teamleitung “moderiert”, indem sie eigentlich nur delegiert.
  • Die Teilnehmenden wissen nicht, was Moderation genau bedeutet.
  • Die Teilnehmenden scheuen sich vor der Verantwortung.

Welche Gründe es auch gibt, der beste Weg zu effektiveren Teammeetings besteht darin, einen Moderator*in zu wählen. Die Moderationsrolle kann beispielsweise ein Agile Coach oder der Scrum Master des Teams übernehmen. Sie können die Moderation im Team auch regelmäßig durchwechseln. So entwickeln nach und nach alle im ein Verständnis dafür und lernen aus der Sicht der Moderator*in zu denken, auch wenn sie selbst nicht in der moderierenden Rolle sind. Das unterstützt auf Dauer eine konstruktive Meetingkultur. Moderation ist hilfreich und keine Zauberei. Oft reicht schon ein Bewusstsein darüber, welche Funktionen die Rolle in Meetings erfüllt, um erste Erfolgserlebnisse zu gewinnen. Die Kernaufgaben sind:

  • Informieren
    Die Moderation erklärt den Ablauf, leitet das Meeting ein, hält einen Impulsvortrag o.ä.
  • Steuern
    Die Moderation leitet Methoden an, führt Abschnitte ein, stellt gezielt Fragen, eröffnet und schließt Tagesordnungspunkte, führt Entscheidungen herbei und behält strikt die Zeit im Blick.
  • Unterstützen
    Die Moderation fördert und limitiert Wortbeiträge, visualisiert, löst Missverständnisse auf und macht Übungen vor.
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Moderation als Schlüsselelement effektiver Teammeetings

Damit am Ende alle Beteiligten mit einem guten Gefühl aus dem Treffen gehen können, ist es wichtig, dem Teammeeting Struktur zu geben. Einen wichtigen Teil haben Sie schon dazu geleistet, indem Sie eine gut durchdachte Agenda aufgesetzt haben. Der effektivste Weg, um ihren Meetings Struktur zu geben, ist die Einführung einer häufig unterschätzten Rolle: Moderation

Die meisten Meetings lassen sich in immer wiederkehrende Phasen einteilen:

  • Eine Anfangsphase: Das Meeting wird eröffnet, Beziehungen werden aufgebaut und das Thema oder die Ziele werden festgelegt.
  • Eine Arbeitsphase: Themen werden diskutiert, Probleme werden besprochen oder es werden bereits Lösungen entwickelt.
  • Eine Schlussphase: Im Team werden Entscheidungen getroffen und Ergebnisse gesichert.

Viele Gruppen neigen dazu, zwischen den Phasen hin und herzuspringen. Das sorgt für Chaos und das Team verknotet sich in seinen eigenen Themen. Ein*e Moderator*in führt ein Team strukturiert durch diese Phasen und ermöglicht ihm so, das Beste aus dem Meeting zu machen.

Grundlegend kann man die Funktionen der Moderation in fünf bildhaften Rollenbeschreibungen greifbar machen:

Hüter*in der Agenda

Als „Hüter*in der Agenda“ ist es die Aufgabe der Moderation, die Agenda vor dem Meeting vorzubereiten. Außerdem ist es ebenso wichtig, dass die Moderation diesen Ablaufplan im Detail kennt und stets im Bilde ist, wo sich die Gruppe gerade befindet. Die Agenda fungiert dabei als Leitfaden, der Moderator*in und Teilnehmenden hilft, den Verlauf des Meetings nachzuverfolgen. Zudem unterstützt sie dabei, ein Gespür für die verfügbare Zeit zu entwickeln. Dabei hilft es, sie für alle sichtbar zu machen. Wenn nur eine Person die Agenda im Blick hat, hat der Rest der Gruppe keinen Überblick über die verbleibenden Aufgaben. Das kann dazu führen dass sich die Gruppe immer wieder in irrelevanten Seitendiskussionen verfängt, Schleifen dreht oder die Wortbeiträge unverhältnismäßig lang werden.

Die Moderator*in übernimmt die Verantwortung dafür, die Gruppe durch die verschiedenen Phasen des Meetings zu führen und nutzt dafür die Agenda als „Landkarte“.

Agile Coach bei der Moderation
Ein*e Moderator*in kann Ihnen helfen, Ihre Teammeetings effektiver zu gestalten
Ein*e Moderator*in kann Ihnen helfen, Ihre Teammeetings effektiver zu gestalten

Wächter*in der Worte

Als Wächter*in der Worte koordiniert die Moderator*in Wort Beiträge. Das ist während des gesamten Teammeetings wichtig, besonders aber in Phasen, in denen intensiv zusammengearbeitet oder diskutiert wird. Hier können schon mal Ideen, Argumente und Kommentare durcheinanderfliegen. In dieser Phase kann es verschiedene Fallstricke geben, die die Gruppe von ihrem Weg abbringen können:

  • Diskussionen werden zwischen einigen wenigen ausgetragen, der Rest der Gruppe schweigt.
  • Hierarchisch höher gestellte Personen haben einen höheren Redeanteil.
  • Stille Personen schaffen es nicht, sich genügend Gehör zu verschaffen.
  • Das Team driftet in Seitendiskussionen immer wieder vom Thema ab.
  • Lange Wortbeiträge einzelner Personen nehmen der Gruppe Zeit, um ein Thema ausreichend diskutieren zu können.
  • Das Team dreht Schleifen und schafft es nicht, ihre Diskussion zu einem Ergebnis zu führen.

Die Aufgabe der Moderation ist es, diese Redebeiträge zu koordinieren, zu fördern sowie zu begrenzen und dabei immer die Zeit im Blick zu behalten, um rechtzeitig Entscheidungen herbei führen zu können. Moderator*innen können sich hierfür aus einer Reihe agiler Methoden bedienen, um solche Fallstricke zu vermeiden und die Gruppe bestmöglich dabei zu unterstützen, ihre Ideen konstruktiv zusammenzuführen.

Fragearten für Ihre Moderation

Um den Prozess am Laufen zu halten und zu steuern, sollte man als Moderator*in bestimmte Fragen für bestimmte Situationen parat haben. Durch Fragen fördern Sie den Austausch in der Gruppe, helfen ihr breiter zu denken oder sich wieder zu fokussieren. Dadurch gibt die Moderation, neben der Agenda und dem Timeboxing, einem Meeting zusätzlich Struktur.

Dabei gibt es verschiedene Arten von Fragen:

Offene Fragen fördern den Austausch  in der Gruppe und eröffnen eine Diskussion. Sie legen Annahmen offen, fördern Kreativität der Teilnehmenden und regen zur Reflexion an. Beispiele für offene Fragen sind:

  • „Wie können wir das lösen?“
  • „Was hat das ausgelöst?“
  • „Warum meinen Sie das?“

 

Geschlossene Fragen helfen, z.B. Diskussionen zu einem Abschluss zu bringen oder um eindeutige Antworten zu erhalten. Auf sie lässt sich nur mit Ja oder Nein antworten. Beispiele für geschlossene Fragen sind:

  • „Seid ihr euch einig?“
  • „Ist das allen bewusst?“
  • „Möchtet ihr das versuchen?“

 

Hypothetische Fragen regen die Fantasie an und ermöglichen der Gruppe aus Denkblockaden herauszukommen. Beispiele für hypothetische Fragen sind:

  • “Was wäre anders, wenn Sie sich nicht mehr aufregen müssten?“
  • „Wie sähe die Welt aus, wenn das perfekte Ergebnis eintreten würde?“

 

Ressourcenorientierte Fragen lenken den Fokus auf vorhandene Mittel, die dabei helfen können, eine Idee oder ein Vorhaben Wirklichkeit werden zu lassen. Beispiele für ressourcenorientierte Fragen sind:

  • „Wer kann Ihnen helfen?“
  • „Wann konnten Sie damit  schon einmal gut umgehen?“
Fist to five: Nahaufnahme von Time-Timer
Durch Timeboxing können Sie dafür sorgen, dass Ihre Teammeetings nicht ausufern
Durch Timeboxing können Sie dafür sorgen, dass Ihre Teammeetings nicht ausufern

Wächter*in der Zeit

Als Wächter*in der Zeit übernimmt die Moderation eine essenzielle Rolle bei der effektiven Gestaltung von Teammeetings. In dieser Funktion besteht die Verantwortung darin, die Gruppe über die verbleibende Zeit zu informieren und den Fortschritt der Diskussion im Blick zu behalten.

Beispiel: Es sind 10 Minuten für die Erörterung eines Themas vorgesehen. Sie können die Teilnehmenden darüber informieren,

  • wie viel Zeit insgesamt zur Verfügung steht,
  • wenn die Hälfte der Zeit verstrichen ist und
  • wenn nur noch eine Minute übrig ist.

Dies trägt dazu bei, dass die Diskussion zielgerichtet und fokussiert bleibt. Die Gruppe kann sich vollkommen auf die Diskussion einlassen, im Vertrauen darauf, dass Sie die Zeit im Blick behalten.

Ein weiterer Aspekt der Rolle als Wächter*in der Zeit ist es, rechtzeitig Entscheidungen herbeizuführen. Bei Themen, die eine klare Entscheidung erfordern und für die eine bestimmte Zeit vorgesehen ist, ist es wichtig, die Diskussion nicht unbegrenzt ausufern zu lassen. Wenn beispielsweise 10 Minuten für einen Agendapunkt eingeplant wurden, der eine Entscheidung erfordert, sollte die vorgelagerte Diskussion nicht länger als 8 Minuten in Anspruch nehmen. So bleiben Ihnen noch 2 Minuten Zeit für eine schnelle Abstimmungsrunde (z.B. mit Dot-Voting oder einfach per Daumen). Dadurch stellen Sie sicher, dass das Meeting nicht in endlosen Diskussionen stecken bleibt, sondern zu handfesten Ergebnissen führt.

Es kann vorkommen, dass sich einzelne Teilnehmende in Meetings sehr ausladend an der Diskussion beteiligen, ohne Wesentliches zum Thema beizutragen. Das kann sich negativ auf den Verlauf und das Ergebnis des Teammeetings auswirken. In solchen Fällen ist es Aufgabe der Moderation, Beiträge zu unterbrechen, auch wenn es die eigene Führungskraft sein sollte.

Die Moderation handelt dabei stets im Interesse des Teams und der Gesamtergebnisse, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv verläuft und die gesteckten Ziele erreicht werden. Durch eine gekonnte Zeitführung und die geschickte Lenkung der Diskussion trägt der*die Moderator*in maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung der Meeting-Agenda bei.

Das große Kanban-Board im Produktmanagement von Optimizely
Visualisierung hilft Ihnen, ein gemeinsames Verständnis aufzubauen
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Meister*in der Bilder

Einiges deutet darauf hin, dass das menschliche Denken von Grund auf räumlich strukturiert ist. Das spiegelt sich auch in der Sprache wider. Wir sprechen z.B. von „höheren Tönen“,  einer „kühlen Distanz“ zwischen Kolleg*innen“ oder einem Teammeeting, das sich „in die Länge zog“. Dieses Denken in räumlichen Relationen ist uns allen angeboren und Sie können es sich zu Nutzen machen, indem sie Abläufe, Themen, Inhalte und Ergebnisse visualisieren.

Visualisierung von Informationen ermöglicht Ihnen ein einheitliches Verständnis über ihre Bedeutung und ihre Zusammenhänge zu gewinnen und ist somit die Grundlage, wenn es darum geht, Entscheidungen vorzubereiten. Sie können Ergebnisse und Inhalte auf ganz unterschiedliche Weise visualisieren und erlebbar machen, z.B. indem Sie

  • dafür tatsächlich den Raum nutzen, indem Sie Personen oder Objekte darin verteilen,
  • dafür Bauklötze oder Figuren nutzen, wie beim Lego® Serious Play®,
  • aus Pappe und Papier Prototypen herstellen um sie zu testen oder
  • einfach ihre Agenda und ihre Ergebnisse auf einem Blatt Papier festhalten.
Produktvision Interview: Post-its und Legosteine auf Tisch
Wenn es um Visualisierung geht, ist alles erlaubt
Wenn es um Visualisierung geht, ist alles erlaubt

Sobald Sie ihre Gedanken in ein sichtbares Medium übertragen, ordnen Sie sie in einer räumlichen Struktur. Es geht dabei nicht darum, ein neues Meisterwerk der Kunstgeschichte zu erschaffen. Der Inhalt und die Form sind dabei zweitrangig. Der Mehrwert liegt darin, Beziehungen zwischen Elementen sichtbar zu machen. Durch Clustern von Ideen auf einem Board werden z.B. Mengenverhältnisse sichtbar. Gab es zu einem Thema besonders viele Ideen? Dann können Sie das z.B. in die rechte obere Ecke schieben und dadurch „höher“ priorisieren als die anderen Themen. Eine eindeutig visualisierte Agenda ist z.B. ein abstrakter Zeitstrahl, der allen anzeigt, „wo“ im Verlauf des Teammeetings sie uns gerade befinden. (Auch in diesem Beispiel wird die räumliche Struktur unseres Denkens und unserer Sprache deutlich. Eigentlich müsste es heißen, “wann” wir uns im Verlauf des Meetings gerade befinden.)

 

Wann sollte man Inhalte visualisieren?

Wenn Sie sich gerade fragen, wann es sinnvoll ist, Inhalte zu visualisieren: Wann immer es möglich ist. Die Kraft der Bilder ist nicht zu unterschätzen. Fünf weitere Gründe für Visualisierung:

  1. Sie machen komplexe Inhalte greifbarer.
  2. Sie machen Informationen leichter erfassbar.
  3. Sie regen dazu an, kreativ zu sein, Ideen zu entwickeln und festzuhalten.
  4. Bild und Text werden einprägsamer.
  5. Sie werten Präsentationen, Flipcharts etc. auf.
Mitarbeiterin von Me & Company führt durch einen Redesign Sprint
In der 3. Phase Ihres Teammeetings geht es darum, die Ergebnisse in den Arbeitsalltag zu übertragen
In der 3. Phase Ihres Teammeetings geht es darum, die Ergebnisse in den Arbeitsalltag zu übertragen

Hüter*in der Ergebnisse

Als Hüter*in der Ergebnisse ist es Ihre Aufgabe als Moderator*in, in der Schlussphase eines Meetings den Fokus auf die Entscheidungsfindung zu lenken. Oftmals wird diese Phase vernachlässigt, da zu viel Zeit mit Diskussionen verbracht wurde und keine Zeit mehr für die Entscheidungsphase übrigbleibt.

Achten Sie darauf, die Anfangs- und Schlussphase genauso ernst zu nehmen, wie den Mittelteil des Meetings. Es empfiehlt sich, den Abschluss ritualisiert zu gestalten, beispielsweise indem Sie als Moderator*in die besprochenen Punkte noch einmal zusammenfassen, sich bedanken und einen Check-out durchführen.

Damit Sie einen Mehrwert aus Ihren Meetings ziehen können, bieten sich in der Schlussphase drei Schritte an:

  1. Entscheidungen vorbereiten
  2. Entscheidungen treffen
  3. Verantwortlichkeiten und nächste Schritte festhalten

Zur Vorbereitung von Entscheidungen hat es sich bewährt, Ergebnisse zu visualisieren, zu clustern und sicherzustellen, dass alle ein gemeinsames Verständnis der Angelegenheit haben.

Entscheidungen können im Laufe des Meetings als Abschluss für einen Agendapunkt getroffen werden oder am Ende, nachdem ein Thema ausgiebig behandelt wurde. Unabhängig davon, an welcher Stelle Entscheidungen getroffen werden, gibt es Möglichkeiten, die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Häufig werden Themen ausgiebig diskutiert, um am Ende einen Konsens zu finden. So ehrenwert diese demokratische Einstellung auch ist, Konsensfindung ist nicht immer die beste Herangehensweise, da es sehr lange dauern kann und stille Personen oft nicht zu Wort kommen. Es kann passieren, dass Entscheidungen immer wieder vertagt werden, da niemand sich in den Vordergrund drängen möchte oder die Verantwortung übernehmen will. Ohne eine angemessene Moderation werden unter diesen Umständen möglicherweise überhaupt keine Entscheidungen getroffen. Strukturiert zu Entscheidungen zu kommen, ist häufig der schwierigste Teil eines Meetings.

Im Artikel wurden bereits zwei Schritte beschrieben, die Entscheidungsfindung einfacher machen:

  1. In der Agenda ist eine klare Zeit für die Entscheidungsphase vorgesehen.
  2. Ein*e Moderator*in unterstützt die Entscheidungsfindung. Dafür stehen ihr verschiedene Tools und Methoden zur Verfügung.

Phase 3: Nächste Schritte und Verantwortlichkeiten definieren

Wenn Sie Entscheidungen getroffen haben, sind Sie schon ein ganzes Stück weiter. Irgendwie müssen nun jedoch Ihre Ergebnisse den Weg in Ihren Arbeitsalltag finden. Deshalb sollte am Ende jedes Meetings allen Beteiligten klar sein, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Am besten ist es, die Namen der Verantwortlichen und den Zeitraum, in dem die Aufgabe erledigt werden soll, noch während der Sitzung den jeweiligen Entscheidungen zuzuordnen. Wenn Verantwortlichkeiten unklar sind, kann es hilfreich sein, gemeinsam mit ihrem Team eine RASCI-Matrix auszufüllen. Mit dieser Methode können Sie Verantwortlichkeiten im Team sichtbar machen und dadurch die Zusammenarbeit verbessern.

Bevor sie ihr Teammeeting in einem gemeinsamen Check-out abschließen, sollten alle Beteiligten folgende Fragen eindeutig beantworten können:

  • Was werden Sie umsetzen? Was werden wir bis zum nächsten Termin tun?
  • Wer ist für was verantwortlich?
  • Wer wird was als nächstes tun?
  • Bis wann wird die Aufgabe erledigt sein?

Halten Sie sich immer Zeit in eurer Agenda frei, um solche Dinge zu besprechen.

Ein Tipp: Planen Sie sich direkt nach dem Meeting zusätzliche Zeit ein, um direkt an den besprochenen Aufgaben zu arbeiten. So sind die Informationen noch frisch. Wenn Sie erst am nächsten Tag daran arbeiten, verschwenden Sie unnötig viel Zeit und Energie darauf, sich wieder in die Themen einzudenken.

Johannes Willberg
Agile Coach bei Me & Company

Ergebnisse in den Arbeitsalltag übertragen

Jedes Meeting wird sinnlos, wenn die daraus hervorgehenden Ergebnisse keinen Weg in den Arbeitsalltag finden und nicht umgesetzt werden. Ein Meeting ist deshalb erst dann abgeschlossen, wenn die darin erarbeiteten Ergebnisse auch eine Wirkung erzielen. Das ist die letzte Phase des Meetings. Um ein Gespür für Potentiale und Blockaden zu entwickeln, können Sie die Arbeitsergebnisse seit dem letzten Teammeeting reflektieren. Planen Sie dafür einen Agendapunkt ein, in dem Sie gemeinsam diese Fragen beantworten:

  • Woran haben wir zuletzt gearbeitet?
  • Was hat dabei gut funktioniert?
  • Wo gab es Barrieren oder Hindernisse?
  • Wie können wir dafür sorgen, dass es beim nächsten Mal besser läuft?
Meetingkultur verbessern: Coaching für Ihr Team

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Fazit

Es gibt viele Missverständnisse zum Thema Teammeeting. Für viele sind Meetings eine Last oder einstündige Pflichttermine, die ihnen die Zeit rauben, an wirklich wichtigen Themen zu arbeiten. Um das zu vermeiden und Teammeetings produktiver und effektiver zu gestalten, hilft es, sich von dem Gedanken zu lösen, das Teammeeting sei nur die Zeit in der Sie über Themen sprechen.

Stattdessen machen Sie sich und ihrem Team bewusst, dass das Meeting mit der Vorbereitung beginnt und mit der Übersetzung der Ergebnisse in die alltägliche Arbeit oder das Projekt endet. Der eigentliche Termin ist nur eine von drei Phasen. Jede dieser Phasen lässt sich effektiv und zielgerichtet gestalten. So sparen sie Zeit und Nerven. Zudem tun Sie etwas für ihre Teamkultur und garantieren wertstiftende Ergebnisse.

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