taskforce – Moderne Bewerbermanagement-Software digitalisiert HR-Prozesse

Ausgangslage und Herausforderung
taskforce vermittelt hoch qualifizierte Manager*innen und Führungskräfte im internationalen Kontext. Um die Qualität der Kandidat*innen und eine perfekte Besetzung zu gewährleisten, sind detaillierte Nutzerprofile, mehrstufige Bewerbungsrunden und eine umfangreiche Kandidatensuche notwendig. Diese Anforderungen und Prozesse sollen nun durch eine moderne HR-Software abgebildet werden.

Das Ergebnis

Zur Digitalisierung der Kerndienstleistungen haben wir eine Bewerbermanagement-Software geschaffen, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen zugeschnitten ist und vormals manuelle Prozesse automatisiert. Die Plattform dient als zentrale Anlaufstelle für das Sourcing geeigneter Kandidat*innen sowie die Kommunikation und Auftragsverwaltung bei taskforce.

Zur taskforce Plattform

Unser Vorgehen im agilen Produktteam

Allen Beteiligten war zu Beginn klar, dass die HR-Software zunächst über mehrere Monate in agilen Sprints entwickelt und anschließend über einige Jahre stetig weiterentwickelt wird. Vor dem ersten Sprint haben wir die prozessualen und technischen Anforderungen erhoben, die Tragfähigkeit unserer Ideen durch UX-Research getestet und anschließend in ein modernes Interface Design überführt.

Service Blueprint & Process Mapping

Analyse der bestehenden Prozesse und Schnittstellen und Ableitung einer detaillierten Process Map, um Zusammenhänge und Abhängigkeiten aufzudecken

Anforderungserhebung

Durch gemeinsames User Story Mapping haben wir die Anforderungen an die Software erhoben und kleinere Release-Pakete aufgeteilt.

Konzeption der IT-Architektur

Konzeption der zukünftigen IT-Architektur und API-Schnittstellen sowie Visualisierung und Dokumentation der Datenstruktur durch ER-Modelle

Wireframing & UX Konzeption

Konzeption eines klickbaren Prototyps sowie UX-Testing mit internen Mitarbeitenden und Stakeholder*innen

User Interface Design

Entwicklung einer schlichten Designsprache und Aufbau eines skalierbaren Design-Systems im Brand Design von taskforce

Start der agilen Softwareentwicklung

Seit 2021 wird die Software in agilen Scrum-Sprints mit einem crossfunktionalen Produktteam stetig weiterentwickelt.

Projektstart durch Analyse der bestehenden Prozesse

Zum Projektstart war es wichtig, die bestehenden Prozesse zu verstehen und durch einen Service Blueprint zu visualisieren. Dabei haben wir festgestellt, dass viele Abläufe noch manuell durchgeführt werden oder auf das Bearbeiten von Word-, Excel- und PDF-Dokumenten angewiesen sind.

Daher war von Beginn an klar, dass wir möglichst viele Prozesse innerhalb der Software automatisieren wollen. Ein Beispiel: vor der Einführung der neuen Software musste für jede Bewerbung ein PDF-Dokument ausgedruckt und handschriftlich durch verschiedene Mitarbeitende ausgefüllt werden. Dort wurden dann Informationen rund um den/die Bewerber*in vermerkt und auf Basis dessen entschieden, ob die Person in den Kreis der hoch qualifizierten Manager*innen aufgenommen wird.

Diesen Bewerbungsprozess haben wir mittlerweile vollständig digitalisiert und automatisiert. Heute werden eingehende Bewerbungen automatisch an die richtigen Ansprechpartner*innen weitergeleitet, sodass diese dann direkt in der Software Daten erfassen und Bewertungen vornehmen können.


Service Blueprint: Analyse der bestehenden Prozesse aus Sicht der unterschiedlichen Nutzergruppen

Erhebung der funktionalen und technischen Anforderungen

Neben den Möglichkeiten der Automatisierung waren noch weitere funktionale und technische Anforderungen wichtig. Da wir schon früh wussten, dass wir ein langfristiges Scrum-Produktteam aufbauen werden, haben wir die Requirements durch ein umfangreiches User Story Mapping abgebildet. So konnten wir nicht nur die zukünftige User Journey ganzheitlich abbilden, sondern direkt das Minimum Viable Product (MVP) und kommende Release-Versionen identifizieren.

Die Ergebnisse der User Story Map wurden durch unseren Product Owner und relevante Stakeholder*innen priorisiert und anschließend in ein Backlog sowie eine grobe Roadmap überführt.

User Story Map: Visualisierung von Zusammenhängen der User Tasks

UX-Design Prozess

taskforce war es wichtig, dass wir unsere Ideen mit echten Kund*innen und zukünftigen Nutzer*innen der Plattform validieren. So haben wir erste Wireframes und Skizzen schon nach wenigen Tagen in einen klickbaren Prototyp überführt und mit internen Mitarbeitenden von taskforce getestet. Nach mehreren Iterationen UX-Testing wurde aus einem groben Wireframe ein High-Fidelity-Prototyp, welcher den Großteil der zukünftigen Funktionalitäten abgebildet hat.

So ein detailreicher UX-Prototyp ist nicht nur für die Akzeptanz bei Kund*innen und Stakeholder*innen wichtig, sondern erleichtert die gesamte Kommunikation innerhalb der Entwicklung. Damit haben alle Parteien jederzeit ein klares Bild der zukünftigen Prozesse und Funktionen.

Aufbau eines modularen Design-Systems

Dem UX-Prototypen folgend, haben wir die gesamte Benutzeroberfläche als modulare Design-Bibliothek ausgearbeitet. Dabei haben wir vom Design bis zur Implementierung großen Wert auf die Erstellung wiederverwendbarer Komponenten gelegt.

Das erlaubt uns, bei der Integration zukünftiger Produktfeatures auf fertige Komponenten zurückzugreifen. Das sorgt für ein einheitliches Bedienkonzept und eine stringente Nutzerführung.

Moodboard: Stilfindung des neuen Erscheinungsbilds der Management-Software

Umsetzung des Front- und Backends

In der Entwicklung haben wir uns für eine Webapplikation mit guter Unterstützung für mobile Endgeräte entschieden. Darum haben wir im Frontend das Javascript-Framework Vue.js, im Backend Node.js mit MariaDB ausgewählt.

Dadurch basiert das gesamte technische Grundgerüst auf Javascript als Programmiersprache. Das hat es uns ermöglicht, die klassische Rollentrennung zwischen Frontend- und Backend-Entwickler*innen aufzubrechen. Das ist besonders in einem kleinen Development-Team sehr wichtig, damit theoretisch jedes Teammitglied bei allen Aufgaben produktiv unterstützen kann.

Nach dem Release ist vor dem Release 🎉

Mittlerweile ist die ursprüngliche Release-Version 1.0 seit Mitte 2021 live und verzeichnet seit dem ein stetiges Nutzerwachstum. Unser 5-köpfiges Produktteam betreut die fortlaufende Weiterentwicklung der Plattform auch heute noch.

In agilen Scrum-Sprints implementieren wir kontinuierlich Verbesserungen und Feature-Wünsche der verschiedenen Nutzergruppen und sind auf bestem Wege, Ende des Jahres 2022 ein großes Release (Version 3.0) zu veröffentlichen.

Zahlen nach 16 Monaten Zusammenarbeit

75+ User/Monat

Seit Release im Herbst 2021 registrieren sich monatlich über 75 neue Manager*innen und Fachexpert*innen für die taskforce-Plattform. Tendenz steigend. Damit wächst der verfügbare Kandidatenpool für die Projektvermittlung stetig an.

20+ Sprints

Mittlerweile hat unser Produktteam in mehr als 20 agilen Sprints die Bewerbermanagement-Software stetig weiterentwickelt. Neben funktionalen Anforderungen haben wir dabei auch wesentliche Verbesserungen am UX/UI Design und der technischen Infrastruktur umgesetzt.

5 Teammitglieder

Das eingespielte Produktteam besteht mittlerweile aus fünf Fachexpert*innen von Me & Company. Zwei Fullstack-Entwickler und eine UX/UI Designerin werden durch jeweils einen Product Owner und eine Scrum Masterin unterstützt.

Das Projektteam

Die Zusammenarbeit mit taskforce ist extrem produktiv, da alle Ansprechpartner*innen und Stakeholder*innen auf Kundenseite motiviert sind und eine sehr hohe Expertise mitbringen – auch über den eigenen Fachbereich hinaus. Robin Stickel Product Owner, UX Designer
Durch die langjährige Arbeit im Produktteam baut man eine starke Bindung zum Produkt und den Nutzer*innen auf. So trifft man langfristige Entscheidungen, die wirklich das Outcome beeinflussen und über einen kurzen Wow-Effekt hinausgehen. Laura Dinslage UX/UI Designerin

Persönliche Beratung vereinbaren

Vereinbaren Sie jetzt ein persönliches Gespräch und lassen Sie sich von einem unserer Experten beraten. Gerne präsentieren wir Ihnen aktuelle Projekte und sprechen über Ihre konkreten Anforderungen und Wünsche.

Nils Tißen
Company Designer | Consultant